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Automatischer Vertragsversand

Der automatische Vertragsversand bezeichnet den Prozess, durch den Vertragsdokumente – nach Abschluss einer Verhandlung oder Freigabe eines Vertrages – automatisch generiert und an den jeweiligen Geschäftspartner übermittelt werden. Er ersetzt den manuellen Versand per E-Mail oder Post. 

Was ist der automatische Vertragsversand?

Der automatische Vertragsversand ist die systemgestützte Übermittlung von Vertragsdokumenten an Geschäftspartner – direkt aus dem SAP-System heraus, ohne manuelle Zwischenschritte. Sobald ein gicom-Vertrag (über das AD) freigegeben wird, generiert das System automatisch das entsprechende Vertragsdokument und versendet es an den definierten Ansprechpartner beim Geschäftspartner. Es ist möglich einen E-Signature Prozess (z.B. via Docu-Sign) zu integrieren.

 

 

Wie funktioniert der automatische Vertragsversand?

Der Prozess läuft in der Regel in drei Schritten ab:

  • Auslöser: Ein definiertes Ereignis in den gicom-Freigabeprozessen – z. B. Freigabe eines Vertrages oder Abschluss einer Verhandlung – kann den Vertragsversand automatisch auslösen.
  • Dokumentengenerierung: gicom erstellt automatisch ein Vertragsdokument auf Basis der gepflegten monetären und non-monetären Vereinbarungen, sowie zusätzlich definierten Textblöcken. So entsteht ein juristisch vollständiges Dokument, z.B. im PDF-Format.
  • Versand: Das Dokument wird automatisch an die im Vertrag hinterlegten Kontaktpersonen übermittelt.

Alle versendeten Dokumente werden systemseitig protokolliert und sind jederzeit in der Vertragsübersicht nachvollziehbar – inklusive Zeitstempel und Empfänger.

Welche Möglichkeiten bietet der automatische Vertragsversand?

  • Zeitersparnis: Kein manuelles Erstellen und Versenden von Vertragsdokumenten mehr, bspw. in Microsoft-Word.
  • Versionssicherheit: Übermittlung der jeweils aktuellen Version auch nach Vertragsänderungen-keine veralteten Vertragsdokumente.
  • Revisionssicherheit: Jede Änderung und jeder Versand wird protokolliert und ist in der Vertragsakte nachvollziehbar.
  • Weniger Fehler: Manuelle Übertragungsfehler und ein vergessener Versand entfallen.
  • Transparenz: Alle Parteien arbeiten auf Basis derselben, aktuellen Vertragsdaten.
  • Skalierbarkeit: Auch bei einer großen Anzahl an Lieferanten- oder Kundenverträgen bleibt der Prozess beherrschbar.

 

Was ist beim automatischen Vertragsversand zu beachten?

  • Empfängerdaten müssen im System vollständig und aktuell gepflegt sein – veraltete Kontaktdaten führen zum fehlerhaften Versand.
  • Vertragstemplates sollten regelmäßig geprüft und aktualisiert werden, damit die generierten Dokumente den aktuellen rechtlichen und inhaltlichen Anforderungen entsprechen.
  • Klare Auslöser für den automatischen Versand definieren: Wann soll ein Dokument versendet werden – bei Anlage, Freigabe oder Änderung eines Kontrakts?
  • Genehmigungsprozesse vor dem Versand einplanen, damit keine ungeprüften Vertragsdokumente an Geschäftspartner gehen.
  • Archivierung anbinden: Alle versendeten Dokumente müssen revisionssicher im System oder einem angebundenen Archivsystem abgelegt werden.

 

Warum empfiehlt sich der automatische Vertragsversand?

Für Unternehmen mit einer wachsenden Anzahl an Verträgen ist ein manueller Vertragsversand schwer skalierbar. Jede Änderung, wie z.B. hinzufügen neuer Vereinbarungen, Vereinbarungsänderung oder Aktionsvereinbarung erfordert eine aktualisierte Vertragsübermittlung an den Geschäftspartner. Der automatische Vertragsversand stellt sicher, dass diese Kommunikation zuverlässig, fehlerfrei und nachvollziehbar erfolgt – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

 

 

Wie unterstützt gicom den automatischen Vertragsversand?

gicom bietet mit der Agreement Documentation (AD) eine zertifizierte SAP Solution Extension, die den automatischen Vertragsversand als integralen Bestandteil des digitalen Konditionsmanagements abbildet:

  • Agreement Documentation (AD) – Automatische Generierung von Vertragsdokumenten direkt aus dem SAP-System heraus – inklusive automatischem Versand an den Geschäftspartner nach Freigabe des Konditionskontrakts.
  • Smart Agreement Manager (SAM) – Cloud-basierte Variante der Agreement Documentation auf SAP BTP – für Unternehmen, die ihre Vertragsdokumentation und den Vertragsversand in der Cloud abwickeln möchten.
  • Agreement Negotiation Workbench (ANW) – Ermöglicht den direkten Vertragsversand nach Abschluss einer Verhandlung – neue Konditionen werden sofort im SAP-System gespeichert und das Vertragsdokument automatisch übermittelt.

Die Module lassen sich flexibel kombinieren und in bestehende SAP S/4HANA-Landschaften integrieren.