Artikelsichten in SAP – Warum ein Artikel so viele Gesichter hat

Warum SAP-Artikel auf den ersten Blick so kompliziert wirken

Wer zum ersten Mal einen Artikelstamm in SAP öffnet, erlebt häufig eine kleine Überraschung.

Reiter über Reiter. Einkauf. Verkauf. Logistik. Listung. POS. EWM. Buchhaltung.

Und überall Felder.

Sehr viele Felder.

Schnell entsteht der Eindruck, dass ein einzelner Artikel eine unnötig komplexe Ansammlung von Informationen ist. Tatsächlich steckt jedoch ein durchdachtes Konzept dahinter: die Artikelsichten. Dieses Konzept sorgt dafür, dass auch Unternehmen mit tausenden Standorten, Millionen Artikeln und einer Vielzahl an Prozessen ihre Stammdaten beherrschbar halten können.

Der Elefant und die Stammdaten

Ein bekanntes Gleichnis erzählt von mehreren Menschen, die einen Elefanten ertasten.

Jeder berührt einen anderen Teil des Tieres und beschreibt anschließend etwas völlig anderes. Der eine spricht von einem Seil, der andere von einer Wand, der nächste von einem Speer.

Alle haben teilweise recht. Aber niemand sieht das große Ganze.

Bei Stammdaten verhält es sich ähnlich.

Der Einkäufer benötigt andere Informationen als der Buchhalter. Der Disponent arbeitet mit anderen Daten als die Mitarbeiter an der Kasse.

Genau deshalb zeigt SAP jedem Bereich nur den für ihn relevanten Ausschnitt eines Artikels.

Was sind Artikelsichten?

Ein SAP-Artikel enthält zahlreiche Informationen.

Dazu gehören beschreibende Daten wie:

Artikelbezeichnung

Marke

Gewichte

Abmessungen

Genauso wichtig sind jedoch die steuernden Informationen:

Dispositionsverfahren

Lieferantensteuerung

Kontenfindung

Preisfindung

Verkaufssteuerung

Würde jede Abteilung sämtliche Informationen gleichzeitig pflegen müssen, wäre die Fehleranfälligkeit enorm. Artikelsichten schaffen deshalb Struktur und fokussieren jeden Anwender auf seinen Verantwortungsbereich.

Warum Organisationsstrukturen eine wichtige Rolle spielen

Zusätzlich werden Artikelsichten mit den Organisationsstrukturen des Unternehmens kombiniert. Das klingt zunächst technisch, ist aber äußerst praxisrelevant.

Ein Artikel verhält sich häufig nicht an jedem Standort identisch.

Ein großes Verteilzentrum benötigt andere Bestandsparameter als eine kleine Filiale.

Ein Standort mit hoher Nachfrage benötigt andere Sicherheitsbestände als ein Standort mit geringem Absatz.

SAP ermöglicht daher, dieselben Stammdaten je Werk, Verteilzentrum oder Filiale unterschiedlich auszuprägen.

Ohne dieses Konzept müssten Unternehmen unzählige doppelte Artikel anlegen und pflegen.

Artikelsichten schaffen klare Verantwortlichkeiten

Ein weiterer Vorteil liegt im Berechtigungskonzept.

Nicht jeder Mitarbeiter muss alle Informationen eines Artikels sehen oder bearbeiten können.

Ein Disponent benötigt beispielsweise keine Änderungen an buchhalterischen Einstellungen. Gleichzeitig sollte ein Buchhalter normalerweise keine dispositiven Parameter verändern.

Über Artikelsichten und Organisationsstrukturen lassen sich Verantwortlichkeiten präzise steuern. Dadurch steigt nicht nur die Datenqualität, sondern auch die Sicherheit der Prozesse.

Die wichtigsten Artikelsichten im Überblick

Grunddaten

Die Grunddaten bilden das Fundament eines Artikels.

Hier werden Informationen gepflegt, die für das gesamte Unternehmen gelten:

Artikelbezeichnung

Mengeneinheiten

Warengruppe

Bewertungsklasse

Materialstatus

Gewichte und Abmessungen

Diese Informationen sind unabhängig davon relevant, ob jemand im Einkauf, Vertrieb oder Lager arbeitet.

Einkauf

Die Einkaufssicht konzentriert sich auf die Lieferantenbeziehung.

Hier werden unter anderem gepflegt:

Lieferant

Bestellmengeneinheit

Mindestbestellmengen

Lieferzeiten

Regellieferanten

Diese Informationen sind entscheidend für die Beschaffung und die Warenverfügbarkeit.

Verkauf

Die Verkaufssicht enthält alle Informationen, die für den Vertrieb relevant sind.

Dazu gehören beispielsweise:

Verkaufszeiträume

Verkaufspreise

Mindestauftragsmengen

Liefereinheiten

Positionstypengruppen

Viele dieser Einstellungen beeinflussen unmittelbar die spätere Auftragsabwicklung.

Logistik

In den Logistiksichten werden Bestands- und Beschaffungsparameter gepflegt.

Dazu zählen unter anderem:

Dispositionsverfahren

Sicherheitsbestände

Höchstbestände

Disporhythmen

Lieferzyklen

Diese Daten bestimmen maßgeblich, wie ein Standort mit einem Artikel arbeitet.

POS

Die POS-Sicht steuert das Verhalten eines Artikels an der Kasse.

Hier wird festgelegt:

Ob ein Preis eingegeben werden muss

Ob Rabatte möglich sind

Welche Bontexte erscheinen

Welche Kassenvorgänge zulässig sind

Gerade im Einzelhandel ist diese Sicht von zentraler Bedeutung.

EWM

Unternehmen mit moderner Lagerverwaltung nutzen zusätzlich die EWM-Sicht.

Dort werden beispielsweise gepflegt:

Handling Units

Verpackungseinheiten

Lagerbedingungen

Gefahrstoffkennzeichen

Diese Informationen ermöglichen eine effiziente und sichere Lagersteuerung.

Gute Stammdaten beginnen mit einer guten Struktur

Viele Diskussionen über Stammdaten drehen sich um einzelne Felder.

Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch häufig an anderer Stelle.

Entscheidend ist nicht nur, welche Informationen gepflegt werden, sondern auch, wo und von wem sie gepflegt werden.

Genau dafür wurden Artikelsichten geschaffen. Sie strukturieren Informationen, schaffen Verantwortlichkeiten und unterstützen die Prozesse eines Unternehmens.

Fazit

Artikelsichten gehören zu den Konzepten, die auf den ersten Blick unscheinbar wirken und auf den zweiten Blick unverzichtbar werden.

Sie helfen dabei, komplexe Stammdaten beherrschbar zu machen, Zuständigkeiten sauber zu trennen und Prozesse effizient abzubilden.

Wer SAP-Retail-Projekte erfolgreich gestalten möchte, sollte deshalb nicht nur einzelne Felder kennen. Entscheidend ist das Verständnis für das dahinterliegende Konzept.

Denn gute Stammdaten entstehen nicht durch möglichst viele Informationen.

Sie entstehen durch die richtige Struktur zur richtigen Zeit am richtigen Ort.