Von der nachträglichen Vergütung zum SAP CCM: Was ändert sich im Einkauf?       

Von der nachträglichen Vergütung zum SAP CCM: Was ändert sich im Einkauf? 

Alter Weg, neuer Weg 

In der SAP ECC-Welt liefen Lieferantenboni im Einkauf über die nachträgliche Vergütung/Absprachen innerhalb des sogenannten MM-Bonus. Dort wurden Bonusvereinbarungen mit Konditionen, Staffeln sowie Abrechnungs- und Vereinbarungskalendern gepflegt. Ziel war, Boni korrekt zu ermitteln, zurückzustellen und abzurechnen. 

Wo wir heute stehen 

In SAP S/4HANA ist die Konditionskontraktabrechnung der Standard für Bonusprozesse. Sie hat die nachträgliche Vergütung abgelöst. Wer auf S/4HANA umsteigt, arbeitet deshalb nicht mehr mit klassischen Bonusvereinbarungen, sondern mit Konditionskontrakten. Für viele Unternehmen lautet die Frage heute daher nicht mehr, ob sie wechseln, sondern wie sie ihre bisherigen Bonusprozesse sinnvoll in den Konditionskontrakt überführen. 

Fünf Dinge, die sich geändert haben 

1. Von der Bonusvereinbarung zur zentralen Stelle

• Früher: Die Lieferantenboni wurden in Bonusvereinbarungen der nachträglichen Vergütung gepflegt, mit eigenen Kalendern, einer eigenen Statistik und einem eigenen Abrechnungslauf. 

• Mit S/4HANA ist das SAP CCM die zentrale Stelle für Lieferantenvereinbarungen. Es bündelt alle Informationen, die für die Abrechnung nötig sind und deckt darüber hinaus viele weitere nachgelagerte Abrechnungsprozesse ab.  

2. Von vielen Vereinbarungen zu weniger Konditionskontrakten

• Früher: Für jede Konstellation, etwa je Lieferant, Zeitraum oder Konditionsart, wurde eine eigene Vereinbarung angelegt. Das führte zu entsprechendem Pflegeaufwand. 

• Mit SAP CCM: Über die Umsatzselektion wird festgelegt, welche Umsätze für den Bonus herangezogen werden, zum Beispiel nach Lieferant, Einkaufsorganisation, Material oder Materialgruppe. Dadurch lassen sich mehrere Konstellationen in einem Konditionskontrakt verarbeiten. 

3. Von fortgeschriebenen zu direkt ermittelten Umsätzen

• Früher: Die bonusrelevanten Umsätze wurden in einer Statistik fortgeschrieben, die für Umsatzabgleich und Abrechnung genutzt wurde. Änderte sich eine Vereinbarung, mussten die Umsätze rückwirkend fortgeschrieben werden. 

• Mit SAP CCM: Die bonusrelevanten Umsätze werden direkt aus den Belegen ermittelt. Das Fortschreiben in Informationssystemen entfällt. 

4. Von der Kopplung an die Belege zur eigenen Abrechnung

• Früher: Rückstellungen wurden mit Wareneingang bzw. Rechnungseingang gebucht. Zwischenabrechnungen liefen je Periode, und nach der Schlussabrechnung waren Korrekturen nur noch eingeschränkt möglich. 

• Mit SAP CCM: Rückstellungen werden weiterhin mit dem Wareneingang bzw. dem Rechnungseingang gebucht. Die Abrechnung läuft jedoch unabhängig von den Rechnungen in eigenen Abrechnungsbelegen. Der Abrechnungskalender im Konditionskontrakt legt fest, wann zudem Delta-Rückstellungen, Teilabrechnungen und die Schlussabrechnung stattfinden. Bereits gezahlte Boni und gebildete Rückstellungen werden automatisch verrechnet, und fehlerhafte Abrechnungen lassen sich stornieren und korrigieren. 

5. Von verteilten Auswertungen zu Standardüberwachung und Freigabe

• Früher: Für einen schnellen Überblick über bonusrelevante Umsätze waren die Statistik und einzelne Auswertungen nötig. Eine mehrstufige Freigabe war im Standard nicht vorgesehen. 

• Mit SAP CCM: Bonusrelevante Umsätze und die zugehörigen Belege lassen sich im Standard anzeigen. Außerdem kann eine mehrstufige Freigabe eingerichtet werden, sodass ein Konditionskontrakt erst nach Genehmigung zur Abrechnung bereitsteht. 

Worauf es in der Praxis ankommt 

Ein Konditionskontrakt entfaltet sein Potenzial erst, wenn Struktur und Prozesse bewusst gestaltet werden und nicht einfach die bisherige Logik übernommen wird. Dabei helfen ein paar grundsätzliche Überlegungen: 

• Lieferantenvereinbarungen sichten: Welche bestehenden Bonusvereinbarungen sind noch aktuell, und welche laufen nur aus Gewohnheit mit? 

• Konditionsarten prüfen: Welche Konditionsarten und individuellen Ausprägungen werden wirklich gebraucht, und welche stammen noch aus der alten Logik? 

• Vereinbarungen zusammenführen: Welche Vereinbarungen lassen sich über eine passende Kombination aus Umsatzselektion und Konditionsarten in einem Konditionskontrakt bündeln? Wann das sinnvoll ist und wann nicht, beleuchten wir in unserem Beitrag “Kann ich auch mehrere Konditionen in einem Konditionskontrakt pflegen?” 

• Freigaben festlegen: Wer darf einen Konditionskontrakt freigeben, und wer kontrolliert damit die Verrechnung eines Bonus? 
• Anwender mitnehmen: Die Funktionen entfalten ihren Nutzen erst, wenn Anwenderinnen und Anwender sie kennen. Schulungen und regelmäßige Auffrischungen gehören deshalb fest dazu.