Kann der Konditionskontrakt auch automatisiert ein PDF mit der Rechnung versenden?

Es gibt diese Fragen, bei denen man im ersten Moment denkt: „Ja, natürlich.“ 

Und dann merkt man bei genauerem Hinsehen: So selbstverständlich ist das gar nicht. 

Eine dieser Fragen ist mir rund um das Thema Konditionskontrakte begegnet: 

„Kann der Konditionskontrakt eigentlich auch automatisch ein PDF mit der Rechnung verschicken?“ 

Ich musste kurz überlegen. 

Nicht, weil die Frage kompliziert wäre. Sondern weil sie so alltäglich klingt. 

Denn wenn eine Abrechnung im System erstellt wurde, möchte man am Ende natürlich auch, dass sie beim richtigen Empfänger landet. Am besten direkt und ohne zusätzlichen manuellen Schritt. 

Aber schauen wir uns einmal an, was häufig passiert, wenn dieser letzte Schritt nicht automatisiert ist. 

Die Abrechnung ist fertig. 

Jemand öffnet das Dokument. 

Dann wird die PDF heruntergeladen. 

Anschließend wird die richtige E-Mail-Adresse herausgesucht. Eine neue Mail wird geöffnet. Das PDF wird angehängt. Vielleicht noch ein kurzer Text dazu. Empfänger prüfen. Anhang prüfen. Absenden. 

Erledigt. 

Bis zur nächsten Abrechnung. 

Bei einer einzelnen Rechnung ist das kein Drama. Im Gegenteil: Wahrscheinlich denkt man über den Vorgang überhaupt nicht nach. 

Interessant wird es erst, wenn aus einer Rechnung viele werden. 

Denn dann wiederholt sich derselbe Ablauf immer und immer wieder. Nicht nur einmal am Tag, sondern möglicherweise hunderte Male. 

Und plötzlich wird aus einem kleinen manuellen Handgriff ein fester Bestandteil des Prozesses. 

Genau hier wird Automatisierung interessant. 

Denn wenn der Konditionskontrakt bereits die Grundlage für die Abrechnung liefert, warum sollte der Prozess genau an diesem Punkt enden? 

Die Rechnung kann erstellt und als PDF ausgegeben werden. Und anschließend kann der Versand automatisiert angestoßen werden. 

Das System kann dabei auf die hinterlegten Empfängerinformationen zurückgreifen und das Dokument direkt an die entsprechende Adresse versenden. 

Das klingt zunächst nach einer kleinen Funktion. 

Ist es auch. 

Aber kleine Funktionen können im Alltag einen ziemlich großen Unterschied machen. 

Denn bei Automatisierung geht es für mich nicht darum, möglichst viele Dinge zu automatisieren, nur weil es technisch möglich ist. 

Die interessantere Frage ist: 

Wo wiederholen Menschen jeden Tag dieselben Schritte, obwohl das System diese Schritte eigentlich übernehmen könnte? 

Gerade bei Abrechnungsprozessen findet man davon einige. 

Ein Dokument erzeugen. 

Ein Dokument herunterladen. 

Eine E-Mail erstellen. 

Einen Empfänger auswählen. 

Einen Anhang hinzufügen. 

Versenden. 

Jeder einzelne Schritt ist simpel. Zusammen ergeben sie trotzdem einen Prozess, der Zeit kostet und Fehlerquellen mit sich bringt. 

Ein falscher Empfänger. Ein falscher oder leerer Email-Text. Ein vergessener Anhang. Eine Rechnung, die noch irgendwo im Download-Ordner liegt und auf den Versand wartet. 

Nichts davon ist besonders spektakulär. 

Aber genau deshalb wird es häufig übersehen. 

Ich finde, gerade solche kleinen Stellschrauben zeigen sehr gut, was Prozessautomatisierung eigentlich leisten kann. 

Es geht nicht immer um den großen digitalen Umbruch. 

Manchmal geht es darum, einen Prozess, den alle seit Jahren genauso machen, einmal kurz zu hinterfragen.

Welche Informationen braucht das System, um mir das abzunehmen? 

Wie das Rechnungs-PDF aussehen soll, ist in der Regel schon definiert und standardisiert. Es fehlt also nicht mehr viel.
Eine Zuordnung von einem oder mehreren Emailempfängern pro Vertragspartner.
Ein standardisierter Emailtext mit entsprechenden Platzhaltern für die persönliche Anrede und ggf. einer Benennung des Sachverhalts.
Ein paar Basis-Customizing-Einstellung für den Emailversand direkt aus dem SAP System. Da stellt sich dann wirklich die Frage:  

„Warum machen wir diesen Schritt eigentlich noch selbst?“ 

Und vielleicht ist genau das eine der spannendsten Fragen, die man sich bei bestehenden Prozessen stellen kann. 

Denn am Ende soll ein System nicht nur dabei helfen, eine Rechnung zu erstellen. 

Es sollte möglichst auch dabei helfen, dass sie dort ankommt, wo sie hingehört.