Kann ich auch mehrere Konditionen in einem Konditionskontrakt pflegen? 

Freitag, 16:47 Uhr, ein Anruf kurz vor Feierabend 

„Ich habe da mal eine Frage, bevor ich ins Wochenende gehe.“ Sätze, die bei uns im Support selten wirklich kurz bleiben, aber diesmal ist es tatsächlich schnell erklärt. Am anderen Ende der Leitung sitzt eine Kollegin aus dem Einkauf, die gerade einen neuen Konditionskontrakt für einen Lieferanten anlegt. Mit dem Lieferanten wurde ein Mengenbonus und zusätzlich einen Umsatzbonus verhandelt. Zwei unterschiedliche Vereinbarungen, ein Lieferant. Ihre Frage: „Muss ich dafür zwei Konditionskontrakte anlegen, oder geht das auch in einem?“ 

Eine Frage, die uns bei der gicom regelmäßig begegnet, meistens von Kolleginnen und Kollegen, die gerade frisch mit SAP CCM arbeiten und lieber einmal zu viel nachfragen, statt im System etwas kaputt zu machen. Zu Recht, denn die Antwort hat durchaus ein paar Facetten. 

 

Die kurze Antwort: Ja, denn genau dafür ist es gemacht 

Der Kopf des Konditionskontrakts enthält die übergeordneten Informationen zum Kontrakt selbst, etwa den Lieferanten, den Gültigkeitszeitraum, die Kontraktnummer sowie organisatorische Daten wie die Einkaufsorganisation und -gruppe. Darunter lassen sich im Konditionsbereich mehrere Konditionsarten mit ihren jeweiligen Konditionssätzen pflegen. Mengenbonus und Umsatzbonus können also ganz regulär gemeinsam in einem einzigen Konditionskontrakt hinterlegt werden. 

Damit ist die technische Frage beantwortet. Die spannendere Frage lautet: Ist das auch sinnvoll? 

Der gemeinsame Rahmen eines Konditionskontrakts 

Alle Konditionssätze innerhalb eines Konditionskontrakts teilen sich denselben Rahmen. Dazu gehören die Kopfdaten wie Lieferant, Einkaufsorganisation und Gültigkeitszeitraum, aber auch die Umsatzselektion, also die Festlegung, welche Umsätze überhaupt als Grundlage für die Abrechnung herangezogen werden. Ob mehrere Konditionssätze in einen Konditionskontrakt gehören, hängt deshalb vor allem davon ab, ob sie genau in diesen Rahmen passen. 

 

Wann ein gemeinsamer Konditionskontrakt sinnvoll ist 

Beziehen sich Mengenbonus und Umsatzbonus auf dieselben Umsätze, passt der Rahmen für beide. In diesem Fall spricht einiges für einen gemeinsamen Konditionskontrakt: 

 

• Änderungen am Rahmen, etwa an der Umsatzselektion, müssen nur an einer Stelle vorgenommen werden. 

• Konditionssätze, die inhaltlich zusammengehören, lassen sich gemeinsam einsehen. 

• Es müssen insgesamt weniger Konditionskontrakte angelegt und gepflegt werden. 

Die Herausforderung dabei: Der gemeinsame Rahmen gilt für alle. Wird an der Umsatzselektion etwas geändert, betrifft das jeden Konditionssatz im Konditionskontrakt. Und je mehr Konditionssätze sich sammeln, desto schwerer fällt es, den Überblick zu behalten. 

Wann getrennte Konditionskontrakte sinnvoll sind 

Häufig kann es jedoch sinnvoll sein, pro Vereinbarung einen eigenen Konditionskontrakt mit einem Konditionssatz anzulegen. Das gilt vor allem dann, wenn sich die Vereinbarungen im genannten Rahmen unterscheiden. Bezieht sich der Umsatzbonus zum Beispiel nur auf bestimmte Materialien, während der Mengenbonus auf alle Einkäufe beim Lieferanten läuft, braucht es zwei unterschiedliche Umsatzselektionen und damit zwei Konditionskontrakte. 

 

• Jede Vereinbarung bleibt eigenständig, mit eigenem Rahmen und eigener Umsatzselektion. 

• Änderungen an einer Vereinbarung wirken sich nicht auf andere aus. 

• Auch die Umsatzverteilung in der Abrechnung kann ein Grund sein, Konditionssätze bewusst auf getrennte Konditionskontrakte aufzuteilen. 

 

Die Herausforderung hier liegt im Aufwand: Mehrere Konditionskontrakte für einzelne Konditionssätze zu pflegen, ist umständlicher. Kopfdaten müssen mehrfach gepflegt werden, und die Vereinbarungen mit einem Lieferanten verteilen sich auf mehrere Konditionskontrakte. Gerade deshalb ist es nicht immer gewünscht und manchmal auch nicht möglich. 

Drei Fragen vor der Anlage 

Bevor der Konditionskontrakt angelegt wird, helfen drei Fragen bei der Entscheidung: 

 

• Beziehen sich die Konditionssätze auf dieselben Umsätze, gilt also dieselbe Umsatzselektion? 

• Passen die Kopfdaten für alle, also Lieferant, Einkaufsorganisation und Gültigkeitszeitraum? 

• Soll sich eine spätere Änderung an einer Vereinbarung auf alle anderen auswirken dürfen? 

 

Lautet die Antwort dreimal Ja, spricht vieles für einen gemeinsamen Konditionskontrakt. Bei einem Nein sind getrennte Konditionskontrakte meist die saubere Lösung. 

Zurück zum Freitagnachmittag 

Unsere Fragestellung ließ sich damit schnell klären: Mengenbonus und Umsatzbonus beziehen sich auf sämtliche Einkäufe beim Lieferanten, der Rahmen passt also für beide. Ein Konditionskontrakt mit zwei Konditionsarten ist hier eine saubere Lösung, und wenn der Lieferant eine Rückfrage hat, findet sich alles auf einen Blick. Hätte sich der Umsatzbonus nur auf bestimmte Materialien bezogen, wären zwei getrennte Konditionskontrakte die bessere Wahl gewesen. 

Die richtige Antwort steckt also weniger im System als in der Vereinbarung, die abgebildet werden soll. Wer im Zweifel lieber einmal nachfragt, spart sich am Ende mehr Aufwand, als der kurze Anruf kostet.