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Einkaufsinfosätze

Einkaufsinfosätze bilden die Grundlage für transparente und effiziente Beschaffungsprozesse in SAP. Sie verknüpfen Materialien mit Lieferanten und liefern auf einen Blick alle relevanten Einkaufsdaten, von Preisen bis zu historischen Angeboten.

Was sind Einkaufsinfosätze?

Ein Einkaufsinfosatz (Infosatz) dient im SAP-System als zentrale Informationsquelle für den Einkauf. Er verbindet ein Material mit einem Lieferanten und enthält dazu alle relevanten Einkaufsdaten, z. B. Preise, Lieferzeiten oder materialbezogene Lieferantenangaben. Im Infosatz ist unter anderem der aktuelle Lieferantenpreis hinterlegt.

Durch diese Verbindung kann der Einkauf jederzeit feststellen:

  • Welche Materialien ein bestimmter Lieferant bereits angeboten oder geliefert hat.
  • Welche Lieferanten ein bestimmtes Material bereits angeboten oder geliefert haben.

Damit unterstützt der Einkaufsinfosatz den gesamten Beschaffungsprozess, sorgt für Transparenz und automatisiert die Übernahme der wichtigsten Einkaufsdaten in Bestellungen und Preisvergleiche.

Wie funktionieren Einkaufsinfosätze?

Einkaufsinfosätze funktionieren im SAP-System als Bindeglied zwischen Material und Lieferant. Sie steuern, welche einkaufsrelevanten Daten automatisch in Bestellungen, Bestellanforderungen oder Preisvergleiche übernommen werden.

Welche Vorteile bietet Einkaufsinfosätze?

  • Automatische Datenübernahme
  • Einheitliche und aktuelle Preisbasis
  • Transparenz über Lieferanten & Materialien
  • Unterstützung der Disposition
  • Historienführung
  • Weniger Pflegeaufwand im Material- und Lieferantenstamm

Welche Nachteile haben Einkaufsinfosätze?

  • Pflegeaufwand und Datenqualität
  • Redundante Daten / Doppelpflege
  • Komplexität bei vielen Lieferanten und Materialien
  • Begrenzte Flexibilität bei Sonderkonditionen
  • Fehlerhafte Entscheidungen durch falsche Infosatzdaten
  • Abhängigkeit von der Pflegeverantwortung
  • In S/4HANA teilweise „überdimensioniert“

Was ist bei Einkaufsinfosätzen zu beachten?

  • Datenqualität ist entscheidend
  • Klare Pflegeverantwortung festlegen
  • Einheitliche Pflegeprozesse
  • Abgrenzung zu anderen Stammdaten beachten
  • Gültigkeitszeiträume prüfen
  • Relevanz für Disposition und Planung
  • Anzahl und Übersicht im Blick behalten

Was ist der Unterschied zwischen Einkaufsinfosätzen und Einkaufskontrakten / Rahmenverträgen?

Ein Einkaufsinfosatz ist ein Stammdatensatz, der Material und Lieferant verbindet und grundlegende Informationen wie Preis, Lieferzeit und Mindestmengen bereitstellt, jedoch ohne rechtliche Bindung.

Ein Einkaufskontrakt bzw. Rahmenvertrag ist dagegen eine verbindliche Vereinbarung mit festen Preisen und definierten Mengen oder Werten, auf die Bestellungen referenziert werden müssen.

Infosatz = Informationsbasis
Kontrakt = verbindliche Einkaufsvereinbarung

Empfiehlt sich die Verwendung von Einkaufsinfosätzen?

Ja, Einkaufsinfosätze sind im Standard-SAP-Einkauf absolut empfehlenswert, weil sie Prozesse automatisieren, Transparenz schaffen und Stammdaten sauber strukturieren.
Nur in Ausnahmefällen, bei reinen Projekt- oder Einmalbeschaffungen, kann man bewusst darauf verzichten.

Wie benutze ich Einkaufsinfosätze richtig?

Einkaufsinfosätze benutzt man richtig, wenn man sie sauber anlegt, regelmäßig aktualisiert, in Bestellungen automatisch nutzt und bewusst von Verträgen abgrenzt.
Sie funktionieren am besten, wenn die Daten aktuell, vollständig und eindeutig gepflegt sind.

Empfiehlt sich der Umstieg auf Einkaufsinfosätze?

Der Umstieg auf Einkaufsinfosätze ist für den normalen operativen Einkauf eindeutig empfehlenswert, da sie Prozesse automatisieren, stabilisieren und die Transparenz deutlich erhöhen. Sie verbessern zudem die Datenqualität und erleichtern den täglichen Einkauf, besonders wenn bisher kaum mit Infosätzen gearbeitet wurde. Nur bei Einmalbedarfen oder rein projektbezogener Beschaffung ist ihr Nutzen begrenzt.

Wie helfen Einkaufsinfosätze im Alltag?

Einkaufsinfosätze erleichtern den Arbeitsalltag, indem sie Informationen zentral bereitstellen, Bestellungen automatisch mit korrekten Daten befüllen und für mehr Transparenz im Einkauf sorgen.

Wer kann mich beim Thema Einkaufsinfosätze unterstützen?

Das gicom-Team liefert sowohl die relevante Expertise im Stammdatenbereich, als auch das Know-How der abhängigen Einkaufsprozesse

Welche Tipps gibt es für Einkaufsinfosätze?

  • Saubere Pflege als Grundregel
  • Verantwortlichkeiten klar festlegen
  • Staffelpreise sinnvoll nutzen
  • Lieferantenmaterialnummern eintragen
  • Gültigkeitszeiträume regelmäßig prüfen
  • Nicht alles doppelt pflegen
  • Übersicht behalten
  • Infosätze gezielt für Preisvergleiche nutzen