Proformaabrechnung in SAP S/4HANA

Die Proformaabrechnung in SAP S/4HANA ermöglicht es Unternehmen, Abrechnungsdokumente zu erstellen, ohne dabei unmittelbar Buchungsrelevanz im Finanzwesen auszulösen. Sie dient als Vorausinformation für Geschäftspartner über bevorstehende Zahlungsvorgänge, Lieferungen oder Leistungen.

Das System erstellt Proformarechnungen auf Basis bestehender Transaktionsdaten, wie z.B. Wareneingänge, Lieferantenrechnungen, Auftragsdaten und Ausgangsrechnungen und stellt diese zur Prüfung oder Kommunikation bereit, bevor die eigentliche Abrechnung bevor bspw. durch den Geschäftspartner erfolgt.

Was ist die Proformaabrechnung?

Die Proformaabrechnung ist ein kaufmännisches Dokument, das formal einer Rechnung ähnelt, jedoch keine rechtliche Zahlungsverpflichtung begründet und keine Buchung im Rechnungswesen auslöst.

Typische Einsatzgebiete:

Vorabinformation an Geschäftspartner über Konditionsabrechnungen vor der eigentlichen Rechnungsstellung

Darstellung von Warenlieferungen ohne unmittelbaren Zahlungsfluss

Bonusabrechnungen und Konditionsvereinbarungen zur internen Kontrolle

Wie funktioniert die Proformaabrechnung?

Der Prozess läuft in drei Schritten ab:

Proformadokumentanlegen: Ausgangspunkt sind Transaktionsdaten und die dazugehörigen Konditionsvereinbarungen, auf dessen Basis die Proformarechnung erstellt wird.
Prüfung und Weiterleitung:Das Dokument kann gedruckt, per E-Mail versandt oder imGeschäftspartnerportal bereitgestellt werden. Es kann alle relevanten Positionsdaten und Konditionen
Reguläre Abrechnung:NachErhalt der buchhaltungsrelevanten Rechnung/Gutschrift wird diese gegen einen Kontrakt erfasst und löst einen Buchungsvorgang im Rechnungswesen aus. Dabei werden zuvor gebildete Rückstellungen automatisch aufgelöst. Die Proformaabrechnung bleibt dabei als Referenz erhalten.

Welche Möglichkeiten bietet die Proformaabrechnung?

Automatisierung: Manuelle Berechnungen von Konditionsbasen und Konditionsansprüchen / -verbindlichkeiten entfallen vollständig.

Transparenz: Alle Konditionsvereinbarungen und Proformaabrechnungen sind zentral im SAP dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Genauigkeit: Komplexe Staffelmodelle und rückwirkende Konditionen werden systemseitig vorab zu einer Rechnung berechnet.

Integration: Nahtlose Anbindung an Einkauf (MM) und Vertrieb (SD).

Compliance: Vollständige Belegkette für Prüfzwecke und interne Kontrollen.

Was ist bei der Proformaabrechnung zu beachten?

Proformarechnungen lösen keine FI-Buchung aus und sind daher nicht in der Offenen-Posten-Liste sichtbar. Eine Verwechslung mit echten Rechnungen muss durch klare Kennzeichnung auf dem Proformabeleg (z. B. Aufdruck „PROFORMA“) ausgeschlossen werden.

Es kann ein erhöhter manueller Aufwand durch die Erfassung von externen Belegen zu einer Proformaabrechnung erfolgen.

Wie hilft die Proformaabrechnung im Alltag?

Die Proformaabrechnung kann Geschäftspartnern vollständige Abrechnungsinformationen bereitstellen, ohne die Buchhaltung zu belasten.

Die Buchhaltung erhält saubere, geprüfte Belege. Der Korrekturbedarf nach der Buchung wird verringert.

Revisionen und Wirtschaftsprüfer finden alle Proformaeinzelbelege vollständig und nachvollziehbar im System.