Einkaufsbonus in SAP S/4HANA

Der Einkaufsbonus (auch Einkaufs-Bonusvereinbarung genannt) in SAP S/4HANA ermöglicht es Unternehmen, mit Lieferanten nachgelagerte Vergütungen auf Basis erreichter Einkaufsvolumina oder anderer Kriterien zu vereinbaren und automatisiert abzurechnen.

Das System verfolgt den Fortschritt gegenüber den vereinbarten Konditionen, berechnet den fälligen Bonusbetrag und wickelt die Gutschriften oder Auszahlungen in einem durchgängigen Prozess ab.

Was ist der Einkaufsbonus?

Der Einkaufsbonus in SAP S/4HANA ist eine funktionale Erweiterung des Einkaufs (MM/Procurement), mit der Bonusvereinbarungen zwischen Einkäufer und Lieferant abgebildet werden. Grundlage ist die sogenannte Konditionsvertragspflege.

Typische Bestandteile einer Bonusvereinbarung:

Gültigkeitszeitraum (z. B. Kalenderjahr)
Bezugsbasis (Einkaufsvolumen in EUR, Menge, etc.)
prozentuale Sätze, Bonusstaffeln oder Betrag/Menge
Teilnehmer (Sender: z. B.Lieferanten, Empfänger: z. B. Warenlager oder Märkte)
Spezifikation des Einkaufsvolumen z. B. durch Warengruppe oder Lieferart
Abrechnungsperiode(z. B. monatlich oder jährlich) und -art (manuell oder automatisch)

SAP S/4HANA führt die Belege kontinuierlich nach und berechnet anhand der gebuchten Wareneingänge und Rechnungen den jeweils erreichten Bonuswert.

Wie funktioniert der Einkaufsbonus?

Der Prozess läuft in vier Schritten ab:

Verhandlung von Konditionsvereinbarungen in bspw. Jahresgesprächen zwischen Einkäufern und Lieferanten.
Anlage und Dokumentation der Bonusvereinbarung: Im Konditionsvertrag werden bspw. Lieferant, Laufzeit, Bonusbasis (z. B. Nettoeinkaufswert), Staffelgrenzen und Bonusprozentsätze hinterlegt.
Aufbau von Belegvolumen: Alle relevanten Wareneingänge und Eingangsrechnungen werden systemisch erfasst und automatisch dem Konditionsvertrag zugeordnet. Mit jedem erfassten Beleg wird der Bonuswert fortgeschrieben.
Abrechnung von Konditionsvereinbarungen: Zu den verhandelten Abrechnungsperioden erfolgt die Bonusabrechnung. Dazu erstellt das SAP CCM automatisch eine Bonusrechnung oder Gutschriftsanforderung und übergibt die kalkulierten Abrechnungsbeträge an SAP Finance.

Welche Möglichkeiten bietet der Einkaufsbonus?

Integration: Nahtlose Anbindung an Beschaffungs-, Rechnungsprüfungs- und Finanzprozesse ohne Medienbrüche.
Transparenz: Einkäufer und Management sehen jederzeit alle verhandelten Vereinbarungen sowie die hochgerechneten Bonuswerte.
Compliance: Alle Vereinbarungen sind revisionssicher im System dokumentiert.
Reduzierung von Fehlern: Automatische Bonusberechnung minimiert manuelle Rechenfehler bei komplexen Konditionsmodellen wie z.B. Staffelvereinbarungen und verhindert Doppelerfassung von Information
Minimierung von manuellem Aufwand: kein manuelles Ermitteln von Bezugsbasen und Abrechnungsbeträgen.
Integriertes Reporting: Verbesserte datenbasierte Auswertungen unterstützen Lieferantengespräche und Jahresgespräche.

Was ist beim Einkaufsbonus zu beachten?

Der klassische MM-Bonus ist in SAP S/4HANA abgekündigt – Ein Wechsel auf SAP CCM ist mittelfristig verpflichtend und kann bereits im ECC 6.0 gestartet werden.

Je nach Komplexität des Unternehmens oder des Geschäftsmodells kann das SAP Standard Customizing nicht ausreichend sein und es muss in detaillierten Workshops spezifiziertes Customizing definiert werden.

Durch die durchgängige Integration in vor- und nachgelagerte Prozesse ist auf eine hohe Datenqualität in jedem einzelnen Prozessschritt zu achten. Einzelne Fehler können sich schnell auf mehrere Abteilungen auswirken.

Wie hilft der Einkaufsbonus im Alltag?

Die Buchhaltung muss Bonusbeträge nicht mehr manuell berechnen oder von Lieferanten einfordern; SAP erzeugt Rechnungen oder Gutschriftsanforderungen automatisch.
Controlling und Management erhalten belastbare Zahlen über tatsächlich realisierte Einkaufsvorteile.
Jahresgespräche mit Lieferanten werden durch SAP-Auswertungen datenbasiert vorbereitet.
Revisionen und Wirtschaftsprüfer finden alle Vereinbarungen und Buchungen vollständig und nachvollziehbar im System.