Kurzüberblick

Das Konzept der Stammdatensichten hilft dabei, die Komplexität eines Stammdatenobjekts beherrschbar zu machen. In diesem Blogeintrag wollen wir uns dieses Konzept grundsätzlich verstehen und am Beispiel des Artikelstamms vertiefen.

Einführung

Mehrere Leute, die dieselbe Sache aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, kommen häufig zu sehr unterschiedlichen Wahrnehmungen. Das erklärt auch das alte Gleichnis von den Blinden und dem Elefanten. Mehrere Blinde möchten wissen, wie ein Elefant aussieht. Allerdings ertasten sie verschiedene Stellen des Elefanten und kommen dadurch zu sehr unterschiedlichen Einschätzungen, wie ein Elefant aussieht. Jeder kennt also einen Ausschnitt der Wahrheit, aber keiner das große Ganze.

Das Konzept verschiedener Sichten auf ein Stammdatenobjekt denkt diese Idee weiter – die Sichten kommen immer dann zum Tragen, wenn es im Business-Umfeld darum geht, sich auf die Informationen zu fokussieren, die für einen bestimmten Funktionsbereich relevant sind. Im Gegensatz zu dem Elefantengleichnis ist es also von Vorteil, nicht die Gesamtheit eines Objekts zu sehen, sondern nur den Ausschnitt, der für die eigenen Aufgaben relevant ist.

Grundprinzip der Artikelsichten

Ein Artikel im SAP ist ein sehr umfangreiches Stammdatenobjekt, mit vielen informativen, aber auch prozesssteuernden Feldern. Typische informative Felder sind beispielsweise er Artikelkurztext, die den Artikel beschreibt, oder die Marke des Artikels.

Prozesssteuernde Felder sind zum Beispiel das Dispo-Kennzeichen, dass den Dispositions-Prozess für den Artikel festlegt, oder die Bewertungsklasse, die die Kontenfindung für FI-relevante Buchungen mit dem Artikel steuert. Spätestens an dieser Stelle leuchtet es ein, warum unterschiedliche Sichten auf einen Artikel sinnvoll sind. Warum sollte sich ein Disponent damit beschäftigen, wie sich ein Artikel bei FI-Buchungen verhält? Und ein Buchhalter interessiert sich eher weniger dafür, über welchen Prozess die Disposition eines Artikels gesteuert wird. Der Begriff „Sichten“ ist also sinnvoll gewählt – es gibt den Blick auf den Artikel aus Sicht der Buchhaltung, aus Sicht der Disposition, usw.

Zusammenspiel von Organisationsstrukturen und Artikelsichten

Ein weiteres Element, dass hier zum Tragen kommt, sind die Organisationsstrukturen. Diese bilden die Struktur eines Unternehmens ab, und zwar ebenfalls spezifisch für verschiedene Bereiche des Unternehmens. In der Logistik gibt es beispielsweise die Werke, die Standorte eines Unternehmens repräsentieren.

Im SAP werden die verschiedenen Sichten abhängig von den Organisationsstrukturen ausgeprägt. Das bedeutet beispielsweise, dass man Logistikdaten eines Artikels für die verschiedenen Werke unterschiedlich ausprägen kann, damit sich ein Artikel in verschiedenen Standorten eines Unternehmens auch unterschiedlich verhalten kann – beispielsweise hinsichtlich Mindestmengen, Dispositionsverfahren, usw.

Einfluss auf Berechtigungen

Anlage-, Änderungs- und Anzeigeberechtigungen für Artikel können sowohl auf Ebene der Artikelsichten als auch auf Ebene der Organisationsstrukturen angepasst werden. Darüber kann sichergestellt werden, dass Benutzer nur die Daten sehen, verändern oder erzeugen können, für die sie auch verantwortlich sind, bzw. deren Richtigkeit sie auch beurteilen können.

Über Einschränkung der Zugriffsberechtigung auf Ebene der Artikelsichten kann man also verhindern, dass ein Disponent buchhaltungsrelevante Felder einsehen oder ändern kann, und umgekehrt, dass ein Buchhalter Einfluss auf die Disposition nimmt. Die Einschränkung auf Ebene der Organisationsstrukturen kann die Aufgabenverteilung zwischen verschiedenen Unternehmenseinheiten gesteuert und sichergestellt werden. Für Lagerverantwortliche verschiedener Standorte eines Unternehmens kann die Berechtigung zur Pflege der Logistikdaten eines Artikels auf die jeweilige Sicht ihres Werks eingeschränkt werden.

Materialarten / Datenbilder / Feldstatusgruppen

Der Auswahl der Artikelsichten und der Feldumfang je Sicht sind im SAP sehr flexibel steuerbar. Die Materialart eines Artikels wird direkt zu Anfang der Artikelanlage festgelegt – typische Materialarten sind Handelswaren, Dienstleistungen, Ladehilfsmittel, usw. Sie legt also die grundlegenden Eigenschaften des neuen Artikels fest.

Dazu gehört auch, welche Sichten für den Artikel relevant sind, und welche Felder in den jeweiligen Artikelsichten.

In den Datenbildern ist erst einmal der grundlegende Feldvorrat der einzelnen Sichten und Teilabschnitte in den Sichten definiert. Darüber kann man dann die Feldauswahl definieren und gruppieren. I.d.R. bedarf es sehr detaillierte Konzeptionsarbeit, um diese Einstellungen zu definieren und vorzunehmen.

An der jeweiligen Materialart hängt dann die Zuordnung der jeweiligen Feldauswahl. Das Dispositionsmerkmal zur Steuerung der automatischen Beschaffung eines Artikels macht für Handelsware absolut Sinn. Für eine Dienstleistung ist eine Disposition hingegen nicht relevant, das entsprechende Feld könnte man also für die zugehörige Materialart ausblenden.

Steckbriefe je Artikelsicht

Im Folgenden sind die wesentlichen Artikelsichten näher erläutert sowie die wichtigsten Felder in diesen Sichten.

Grunddaten

Die Grunddatensicht eines Artikels beinhaltet die Felder, die so grundlegend sind, dass global für alle gelten und relevant sind. D.h. in dieser Sicht finden sich die Informationen, die global für den ganzen Artikel gelten – und zwar sowohl aus informativer als auch aus Steuerungs-Sicht.

Folgende Felder sind wesentliche Daten der Grunddatensicht:

• Materialkurztext
  Der Kurztext beschreibt in maximal 40 Zeichen, um welchen Artikel es sich handelt. Er ist somit ein globaler Bezeichner des Artikels, über den dieser identifiziert werden kann. Natürlich handelt es sich hier nicht um das einzige Textfeld des Artikels, es gibt diverse Kurz- und Langtexte für verschiedene Zwecke, aber der Grunddatentext ist erst einmal der grundlegende Identifikationstext, der für alle relevant ist.
  
  
• Mengeneinheiten
  Zentral ist die Basismengeneinheit, in der die Bestandsführung des Artikels erfolgt – eine Obstkonserve wird üblicherweise als Stück geführt, Käse in einer Käsetheke hingegen in Gramm. Es ist jedoch möglich, dass es noch mehr relevante Mengeneinheiten für einen Artikel gibt – z.B. die Einheit Karton, in der man die Obstkonserven vom Lieferanten bezieht, oder in der man größere Mengen zum Kartonpreis an Kunden verkauft. In diesem Fall braucht man auch die Information, wie viele Stück sich in einem Karton befinden, beispielsweise ein Karton mit 9 Obstkonserven.
  Zusätzlich kann man je Mengeneinheit eine EAN-Nummer pflegen, eine – idealerweise global – standardisierte Identifikationsnummer für den Artikel.
  
  
• Warengruppe
  Die Warengruppenstruktur im Handel ist hierarchisch aufgebaut und gruppiert Artikel mit ähnlichen Attributen. Sie ist ein Pflichtfeld im Artikel und erlaubt pro Artikel nur eine eindeutige Zuordnung. Die Warengruppe kann dann in Prozessen für Suchen, Auswertungen, aber auch Ableitung anderer Felder und Daten genutzt werden. Außerdem erlaubt sie die Nutzung von sog. Warengruppen-Vorlageartikeln, die bei der Artikelanlage als Kopiervorlage herangezogen werden, wodurch man diverse Felder mit Werten vorbelegen kann.
  
  
• Bewertungsklasse
  Die Bewertungsklasse eines Artikels steuert nicht nur, die sich der Artikel in der Bewertung verhält, sondern ist auch die Basis für die Kontenfindung, wann immer FI-relevante Buchungen zum Artikel in der Logistik erfolgen.
  
  
• Materialstatus
  Über die Material-Statusfelder kann man den Lebenszyklus eines Artikels steuern, genauso wie temporäre Sperren vergeben. Ähnliche Felder gibt es auch in anderen Artikelsichten, aber die auf Ebene der Grunddaten gelten logischerweise global für den ganzen Artikel.
  Der Lebenszyklus eines Artikels reicht normalerweise von der initialen Anlage über die operative Nutzung bis schließlich zum Auslaufen oder gar Archivieren des Stammsatzes. Die Einstellungen zum Artikelstatus ermöglichen es zum Beispiel, dass die ein Artikels im Status „Neuanlage“ noch nicht in Einkaufs- oder Verkaufsprozessen verwendet werden kann.
  
  
• Gewichte / Dimensionen / Volumen
  Gerade für logistische Entscheidungen sind weitere Informationen zum Artikel wesentlich – Größenangaben, Gewichtsangaben wie Netto- und Bruttogewicht, Volumenangaben sind immer dort relevant, wo es um den Versand, Lagerung oder Platzierung von Waren geht. Da diese Informationen unveränderlich für den Artikel sind, egal, aus welcher Sicht der Artikel betrachtet wird, werden diese auch auf Grunddaten-Ebene gepflegt.

Klassifizierung

Die Klassifizierung ist eine Möglichkeit, ohne Zusatzprogrammierung individuelle Felder für einen Artikel zu definieren. Diese verhalten sich dann ähnlich wie Grunddatenfelder, sind also global gültig.
Hierfür werden in entsprechenden Klassen Attribute definiert hinsichtlich Bezeichnung, Format, Länge, etc. Weiterhin kann man die Art und Weise der Pflege festlegen – handelt es sich um ein Muss-Feld, ist eine freie Werteingabe möglich oder sind nur spezifische Merkmalswerte zulässig. Diese Merkmale können dann zusätzlich zum Artikel gepflegt werden.

Listung

Im Reiter „Listung“ werden die Listungsdaten eines Artikels angezeigt und können dort auch bearbeitet werden. Über die Listung wird die Verfügbarkeit eines Artikels für Einkauf, Lieferung und Verkauf bestimmt. Im Anlage- oder Änderungsmodus kann auch eine direkte Listung des Artikels erfolgen. Es wird bei der Listung zwischen der Filial- und der Verteilzentrumslistung unterschieden. Hier können bei Bedarf unterschiedliche Listungszeiträume gepflegt werden.

Die wesentlichen Felder des Listungs-Reiters sind folgende:

• Listung von / Listung bis
  Hier wird der Gültigkeitszeitraum eines Artikels festgelegt. Überlicherweise wird beim Feld „Listung von“ ein Datum gewählt, ab dem man plant, den Artikel zu bestellen. „Listung bis“ wird bei den meisten Artikeln auf 31.12.9999 gesetzt, um sicherzustellen, dass diese nicht unbemerkt nach 5, 10 oder 20 Jahren im Unternehmen auslaufen und nicht mehr bestellt oder verkauft werden können.
• Verkauf ab / Verkauf bis
  Über diese Felder kann analog zum Listungszeitraum auch ein Verkaufszeitraum definiert werden. Damit lässt sich sicherstellen, dass nach einer Auslistung noch Restbestände in den Filialen abverkauft werden können.

Einkauf

Der Reiter „Einkauf“ enthält alle einkaufsrelevanten Felder zum Lieferanten. Sind mehrere Lieferanten gepflegt muss hier in einem Popup-Menü erst der gewünschte Lieferant ausgewählt werden. Über den Button „Infosatz“ können die Einkaufsinfosätze angeschaut bzw. bearbeitet werden. Über den Button „Texte“ lassen sich ggf. notwenige Einkaufstexte anschauen/pflegen. Über den Button „Orderbuch“ ist es möglich, eine standortgenaue Findung des Lieferanten auszusteuern.

Auf der Seite können im SAP Standard Felder gepflegt werden, die vor allem Einfluss auf den Bestellprozess haben. Die wichtigsten hierbei sind:

• Lieferbar ab / Lieferbar bis
  Mit diesem Feld wird der Gültigkeitszeitraum des Lieferanten definiert. Üblicherweise wird das Feld Lieferbar bis auf den 31.12.9999 gesetzt. Wird der Regellieferant gewechselt, kann der alte Lieferant über das Feld „Lieferbar bis“ für die Beschaffung des Artikels deaktiviert werden, so dass er im Bestellprozess nicht mehr vorgeschlagen wird bzw. nicht mehr ausgewählt werden kann.
• Bestell-ME
  Das Feld definiert die Bestellmengeneinheit über den der Artikel bei dem Lieferanten bestellt wird – im Beispiel der o.g. Obstkonserven könnte die Bestellmengeneinheit „Karton“ sein. Im Bestellprozess wird diese Mengeneinheit dann vorausgewählt.
• Mindestmenge/ Höchstmenge
  Die Mindest- und Höchstmenge definiert die mit dem Lieferanten ausgemachte Mindest- und Maximalbestellmenge.
• Planlieferzeit
  Hier wird die ausgemachte Planlieferzeit des Lieferanten für den Artikel definiert. Diese ist für verschiedene Nachschubprozesse relevant, da man gerade in Filialen vermeiden möchte, dass es Lücken in den Regalen gibt. Außerdem greift sie im Falle auftragsbezogener Beschaffung (procure-to-order), wenn es darum geht, einem Kunden eine Terminprognose für die Lieferung der Ware zu berechnen.
• Regellieferant
  Über die Checkbox lässt sich der Lieferant als Regellieferant für den Artikel markieren. Im Bestellprozess wird er dann automatisch als Lieferant für den Artikel herangezogen.

Verkauf

In diesem Reiter werden die Verkaufsdaten auf Vertriebslinien-Ebene gepflegt. Unter anderem lässt sich hier über den Button „VKP-Kalkulation“ in die Handelskalkulation des Artikels abspringen. Diese Handelskalkulationssicht enthält die Einkaufspreise, ggf. Aufschläge, den Verkaufspreis an die Filiale und den Verkaufspreis in der Filiale. Die Verkaufspreise lassen sich sowohl auf Vertriebslinie als auch auf Filialebene pflegen.

Zusätzlich werden auf der Seite eine Vielzahl Feldern gepflegt, die im Vertriebskontext für den Artikel zum Tragen kommen:

• Verkauf ab / Verkauf bis
  Über diese Felder wird sichergestellt, festgelegt in welchem Zeitraum der Artikel verkauft werden kann. Im Gegensatz zur Listungssicht kann hier der Zeitraum global für eine Vertriebslinie festgelegt werden.
• Aufschlag
  Hierbei handelt es sich um den Aufschlag auf den Einkaufspreis zur Berechnung des Weitergabe- bzw. Verkaufspreises an die Filiale.
• VK-netto / VK-brutto
  Im Rahmen der Aufschlagskalkulation errechnet sich hier der Verkaufspreis (netto bzw. brutto) für die Filiale.
• Akt. Endreis
  Der finale Preis, der vom Kunde an der Kasse in der Filiale gezahlt wird.
• Mindestauftragsmenge
  Ähnlich wie im Einkauf der Lieferant eine Mindestabnahmemenge festlegen kann, so kann man eine ähnliche Mindestmenge aus Vertriebssicht gegenüber dem Kunden festlegen. Diese Mindestmenge darf dann in einem Kundenauftrag nicht unterschritten werden.
• Mindestliefermenge
  Analog der Mindestauftragsmenge definiert die Mindestliefermenge, welche Menge in einer Einzellieferung an den Kunden nicht unterschritten werden kann. Das ist insbesondere bei Teillieferungen wesentlich, wenn das Unterschreiten einer bestimmten Mindestmenge logistisch nicht sinnvoll ist.
• Liefereinheit
  Die Liefereinheit ist eine Mengenvorgabe, von der immer nur ein Vielfaches verkauft werden kann. Wenn ein Artikel nur in Bündeln von 5 Stück verkauft werden kann, dann wäre die Liefereinheit 5 Stück und im Auftrag wären nur Verkaufsmengen zulässig, die ein Vielfaches von 5 sind, also 5, 10, 15, usw.
• Positionstypengruppe
  Die Positionstypengruppe hat erheblichen Einfluss auf die Abwicklung von Verkaufsbelegen. Im Kontext eines Verkaufsbelegs wird über die Verkaufsbelegart und die Positionstypengruppe des Artikels einer Verkaufsbelegposition ausgesteuert, welcher Positionstyp als Default gefunden wird, sowie welche generell für die Position zulässig sind.
  Dem Positionstypen kommt in der Verkaufsabwicklung eine zentrale Rolle zu, denn er steuert viele wesentliche Dinge im Beleg, wie z.B. die logistische Folgeabwicklung, die Basis für die Fakturierung an den Kunden, die Preisrelevanz, und vieles mehr.
  Typisches Beispiel für Positionstypengruppen sind NORM, die üblicherweise für lagerhaltige Handelsware verwendet wird, und z.B. in einem Auftrag dafür sorgt, dass ein Lieferbedarf entsteht und auch lieferbezogen fakturiert wird
  Im Gegensatz dazu sorgt die Positionstypengruppe BANC für einen procure-to-order Prozess. D.h. es wird direkt eine Beschaffung beim Lieferanten angestoßen, mit direktem Bezug auf die Auftragsposition.

Logistik: Verteilzentrum

In diesem Reiter werden die für die Logistik des Verteilzentrums relevanten Daten gepflegt. Diese werden logischerweise pro VZ gepflegt. Die wichtigsten Felder sind hier:

• Dispomerkmal
  Das Merkmal bestimmt über die Beschaffungsart. Im Grunde wird hier festgelegt, ob das VZ den Artikel bestellen kann und ob die automatisch oder manuell passiert. Weiterhin hängen am Dispomerkmal die Dispositionsverfahren – ob über fixe Min-Max-Bestände disponiert wird, oder Prognosezahlen herangezogen werden, etc.
• Meldebestand
  Dieser stellt einen Schwellwert dar, ab dem neue Ware beschafft werden sollte.
• Min. Sicherheitsbestand
  Der Mindestsicherheitsbestand stellt die gewünschte unterste Bestandsgrenze des Artikels im Verteilzentrum dar.
• Höchstbestand
  Der Höchstbestand gibt die maximale Bestandsmenge an, die über die Disposition beschafft werden kann.
• Rundungsprofil
  Das Rundungsprofil wird verwendet, um Vorschlagswerte in der Bestellung für die Bestellmenge des Artikels zu bestimmen, indem auf eine entsprechende Menge gerundet wird.
• Einkäufergruppe
  Die Einkäufergruppe des Verteilzentrums stellt eine organisatorische Einheit oder auch einen konkreten Mitarbeiter dar – wer auch immer für die Beschaffung des Artikels verantwortlich ist.
• Negative Bestände
  Über dieses Feld wird gesteuert, ob negative Bestände für den Artikel im Verteilzentrum zulässig sind. Für rein MM-geführte Lagerorte sollte dies i.d.R. zugelassen werden, da sonst evtl. vorhandene Restbestände nicht verkauft werden können, wenn durch Fehlbuchungen der systemische Bestand unter dem tatsächlichen Bestand liegt. In Lägern mit Lagerverwaltungssystem (LVS) macht die Einstellung hingegen keinen Sinn, denn das LVS bildet ja die Einzelbestände je Lagerplatz dar. Eine Abbildung eines negativen Bestandes in einem Regalfach ist da logischerweise nicht möglich.
• Disporhythmus
  Dieses Feld definiert, an welchen Tagen der Artikel für das VZ bestellt werden kann.
• Lieferrhythmus
  Ähnlich wie der Disporhythmus definiert der Lieferrhythmus, an welchen Tagen der Artikel das VZ mit dem Artikel beliefert werden kann.
• Planlieferzeit
  Hierüber kann für einen Standort definiert werden, wie viele Tage für die Lieferung des Artikels an das VZ benötigt werden. Daraus lässt sich auch für Kunden eine mögliche Lieferzeit ableiten, wenn nicht detailliertere Informationen ermittelbar sind (z.B. über den Einkaufsinfosatz – siehe oben)
• Lagerort
  Benennt den Lagerort des Artikels innerhalb des Verteilzentrums.

Im unteren Bereich des Reiters kann zudem in die Prognose abgesprungen, sowie die Buchhaltung und die Lagerverwaltung aufgerufen werden. Außerdem kann über den Absprung „Weitere Logistikdaten“ das Profitcenter für den Artikel gepflegt werden, welches dann beispielsweise als Ergebnisobjekt im Verkauf greift..

Logistik: Filiale

In dem Reiter „Logistik: Filiale“ werden die Logistik-Einstellungen des Artikels auf Filialebene gepflegt. Wird der Artikel nicht von vorneherein mit einer Filiale aufgerufen, muss diese spätestens beim Aufruf des Reiters ausgewählt werden. Die Sicht ist recht ähnlich aufgebaut wie der Reiter Logistik: Verteilzentrum. Dort werden dementsprechend die gleichen Einstellungen wie beim VZ getroffen, nur eben bezogen auf die Filiale.

POS

POS steht für Point of Sales, d.h. in diesem Reiter können kassenrelevante Einstellungen für den Artikel getätigt werden. Die Wichtigsten sind hier

• Preis erforderlich
  Das Feld steuert, ob an der Kasse ein Preis für den Artikel mit einegeben werden muss. Dies ist bei Gewichtsware üblicherweise der Fall.
  Bei gut implementierten Lösungen ist der Preis für die Ware in der GTIN/EAN einkodiert, so dass er von der Kasse beim Scan ausgelesen werden kann. Es kann aber auch sein, dass der Preis manuell vom Etikett abgelesen und eingetippt werden muss.
• Rabatt zulässig
  Das Feld steuert, ob auf dem Artikel an der Kasse evtl. Rabatte angewandt werden dürfen (Zum Beispiel bei Beschädigung oder kurzem Haltbarkeitsdatum).
• Keine Wiederholtaste
  Legt fest, ob die Mengen- und Wiederholtaste der Kasse (sofern vorhanden) für den Artikel genutzt werden darf (Bei abgewogenen Artikeln, den sog. Gewichtsartikeln, ist dieses zum Beispiel gesetzt).
• Bontexte
  Hier wird der Bontext des Artikels gepflegt. Bons haben in der Regel eine sehr begrenze Breite, daher kann es notwendig sein hier einen verkürzten Artikeltext zu vorzugeben, der dann auch auf dem kleinen Kassenbon nutzbar ist.

EWM

Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn die externe Lagerverwaltung im System aktiviert ist. Die wichtigsten Felder, die hier gepflegt werden können, sind folgende:

• HU-Typ
  Die HU ist die sog. Handling Unit – also im Grunde eine Verpackungseinheit des Artikels. Der Handling-Unit-Typ gibt hierbei die Art der Verpackungseinheit eines Artikels an, meistens Paletten oder Kartons.
• Maximale Paketgröße
  Hier werden in Form von Länge, Breite und Höhe die Maße der Handling Unit beschrieben.
• Lager-Raumbedingung
  Bei diesem Feld wird die Lagerraumbedingung für den Artikel hinterlegt, sofern es hier besondere Anforderungen durch die Art des Artikels gibt – zum Beispiel Trocken, Kühlung, Gefahrengut.
• Gefahrenstoffrelevant
  Mit diesem Flag kann ein Artikel als Gefahrenstoff markiert werden. Dies sind typischerweise Produkte, die besonders sorgsam behandelt werden müssen, da eine Beschädigung ggf. Gefahr für die Mitarbeiter und das Gebäude bedeuten kann (Chemie, Feuer, Gas, …).