SAP CCM im SAP Activate Prozess – Teil 6: Die Run-Phase

Willkommen zum sechsten und letzten Teil unserer Blogreihe zu SAP Condition Contract Management (SAP CCM) entlang der SAP Activate Phasen. Im letzten Beitrag haben wir die Deploy-Phase abgeschlossen – geschulte Endanwender, ein erfolgreicher Cutover, die ersten produktiv abgerechneten Kontrakte. Jetzt zeigt sich, ob aus dem Projekt tatsächlich Tagesgeschäft geworden ist.

Dienstagvormittag, acht Wochen nach Go-Live

Der Cutover-Plan mit dem roten Balken hängt nicht mehr an der Wand im Projektraum – den Projektraum gibt es inzwischen gar nicht mehr, das Team sitzt wieder verteilt auf den Fachbereichen. Die Kollegin aus dem Vertrieb, die anderen das System einst erklärt hat, meldet trotzdem noch regelmäßig kleine Beobachtungen zurück: eine Abrechnung, die sich eleganter lösen ließe, ein Report, den sich das Controlling wünscht. Nichts davon ist ein Notfall. Willkommen in der Run-Phase. Aus dem Cutover-Wochenende der Deploy-Phase ist längst Alltag geworden. Und Alltag bedeutet: Das System läuft, muss aber auch weiterhin gepflegt, unterstützt und mit den Anforderungen des echten Geschäfts weiterentwickelt werden.

Run ist kein Ausklang – hier zeigt sich der eigentliche Wert des Projekts

Ein verbreiteter Irrglaube: Mit dem Go-Live sei das Projekt im Grunde vorbei, der Rest sei nur noch Verwaltung. Tatsächlich ist die Run-Phase die längste Phase im gesamten Lebenszyklus von SAP CCM – und die Phase, in der sich zeigt, ob sich die Mühen aus Discovery, Prepare, Explore, Realize und Deploy tatsächlich ausgezahlt haben.

Diese Bausteine gehören bei der gicom fest zur Run-Phase.

Hypercare-Übergang: Der geordnete Ausklang der Deploy-Phase

– Auswertung der in der Hypercare-Phase gesammelten Rückmeldungen aus dem Tagesgeschäft.

– Klare Übergabe der Verantwortung vom Projektteam an den regulären Support, mit definierten Ansprechpartnern.

– Abschluss der Liste an Optimierungen aus der Deploy-Phase mit Priorisierung für die kommenden Wochen und Monate.

 

Tagesgeschäft: SAP CCM im täglichen Einsatz

– Laufende Unterstützung der Endanwenderinnen und Endanwender bei Fragen rund um Kontrakte, Konditionen und Abrechnungsläufe.

– Überwachung der regelmäßigen Abrechnungszyklen, damit Auffälligkeiten frühzeitig auffallen statt erst beim nächsten Quartalsabschluss.

– Pflege der Berechtigungen und Stammdaten, wenn sich Zuständigkeiten oder Organisationsstrukturen ändern.

 

Kontinuierliche Verbesserung: Aus Beobachtungen werden Verbesserungen

– Sammlung und Bewertung neuer Anforderungen aus dem Fachbereich, die erst im echten Betrieb sichtbar werden.

– Regelmäßige Release- und Wartungszyklen, um SAP-Standardänderungen und kleinere Erweiterungen kontrolliert einzuspielen.

– Bewusste Entscheidung, welche Themen sich für einen kleinen Change eignen und welche eher ein eigenes Folgeprojekt rechtfertigen.

 

Wissenssicherung: Damit das Know-how im Unternehmen bleibt

– Auffrischungsschulungen für bestehende Anwenderinnen und Anwender sowie Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen.

– Pflege der in der Deploy-Phase erstellten Kurzanleitungen und Dokumentationen, damit sie nicht veralten.

– Weitergabe von Erfahrungswissen aus dem Projektteam an die Kolleginnen und Kollegen, die den Regelbetrieb dauerhaft verantworten.

 

Erfolgsmessung: Der Blick zurück auf den Business Case

– Abgleich der tatsächlichen Ergebnisse mit dem in der Discovery-Phase skizzierten Nutzen – etwa weniger manueller Aufwand oder schnellere Abrechnungszyklen.

– Regelmäßiges Reporting an die Geschäftsführung, das zeigt, was sich seit den Excel-Listen aus der Discovery-Phase tatsächlich verändert hat.

– Identifikation weiterer Potenziale, die über den ursprünglichen Projektumfang hinausgehen.

 

Was die Run-Phase auszeichnet…

…ist, dass sie eigentlich nie endet:

– Ein SAP-CCM-System, das zuverlässig im Tagesgeschäft läuft und unterstützt wird.

– Ein eingespielter Support, der Rückfragen und kleinere Anpassungen routiniert abarbeitet.

– Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der neue Anforderungen strukturiert aufnimmt.

– Ein Unternehmen, das den in der Discovery-Phase formulierten Business Case tatsächlich einlöst.

Aus der Bonusliste Version 14, mit der unsere Reihe irgendwann begonnen hat, ist ein System geworden, das niemand mehr missen möchte.

 

Zum Abschluss unserer Serie

Von der ersten Bestandsaufnahme in der Discovery-Phase über die Projektorganisation in Prepare, die Fit-Gap-Analyse in Explore und den Aufbau des Systems in Realize bis zum Go-Live in Deploy und dem stabilen Regelbetrieb in Run: SAP Activate begleitet ein SAP-CCM-Projekt von der ersten Idee bis in den gelebten Alltag. Wir hoffen, dieser Einblick in unsere Arbeitsweise bei der gicom hat euch gefallen – und freuen uns, wenn wir euch auch in eurem eigenen SAP-CCM-Projekt auf diesem Weg begleiten dürfen.

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Dies war Teil 6 und der letzte Teil unserer Blogreihe „SAP CCM entlang des SAP Activate Prozesses“. Danke fürs Lesen und Mitverfolgen der gesamten Reihe!