SAP CCM im SAP Activate Prozess – Teil 5: Die Deploy-Phase 

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Willkommen zum fünften Teil unserer Blogreihe zu SAP Condition Contract Management (SAP CCM) entlang der SAP Activate Phasen. Im letzten Beitrag haben wir die Realize-Phase abgeschlossen – das System ist konfiguriert, die WRICEFs sind entwickelt und getestet, die Freigabe steht. Jetzt geht es Richtung Go-Live. 

Freitagnachmittag, drei Wochen vor Go-Live 

Im Projektraum hängt ein neuer Plan an der Wand – kein Kanban-Board diesmal, sondern ein Cutover-Plan mit Uhrzeiten, Verantwortlichkeiten und einem auffällig großen roten Balken für das Go-Live-Wochenende. Die Kollegin aus dem Vertrieb, die in der Realize-Phase ihren ersten Kontrakt live getestet hat, sitzt heute nicht mehr allein am Testsystem – sie steht vorne im Raum und erklärt zehn weiteren Kolleginnen und Kollegen, wie sie künftig Kontrakte im neuen System anlegen. Willkommen in der Deploy-Phase. 

Aus dem freigegebenen System der Realize-Phase wird jetzt ein System, das tatsächlich im Tagesgeschäft ankommt. Und das bedeutet: nicht nur Technik, sondern vor allem Menschen, die morgen anders arbeiten werden als heute. 

Deploy ist kein Wochenend-Sprint – hier zahlt sich jede Vorbereitung aus 

Ein beliebter Irrglaube: die Deploy-Phase sei nur das eigentliche Umstellungswochenende, an dem irgendjemand einen Schalter umlegt. Tatsächlich beginnt die Deploy-Phase Wochen vorher – mit Schulungen, Generalproben und einem Cutover-Plan, der jeden Handgriff vorwegnimmt. Das eigentliche Go-Live-Wochenende ist dann im besten Fall der unspektakulärste Teil der ganzen Phase. 

Diese Bausteine gehören bei der gicom fest zur Deploy-Phase. 

Endanwenderschulung: Aus Projektteam wird Belegschaft 

  • Schulung aller Endanwenderinnen und Endanwender aus Einkauf, Vertrieb und Controlling, nicht nur der Key User aus der Prepare-Phase. 
  • Aufbereitung der in der Realize-Phase entstandenen Testkontrakte als reale Übungsbeispiele in den Schulungen. 
  • Bereitstellung von Kurzanleitungen und Ansprechpartnern für die ersten Wochen nach Go-Live. 

 

Generalprobe: Der Cutover wird durchgespielt 

  • Mindestens eine vollständige Generalprobe des Cutover-Plans vor dem eigentlichen Go-Live-Wochenende. 
  • Finaler Testlauf der Datenmigration mit den zu diesem Zeitpunkt aktuellen Bestandsdaten. 
  • Zeitmessung der einzelnen Cutover-Schritte, um Engpässe vor dem echten Wochenende zu erkennen. 

 Go/No-Go-Entscheidung: Der letzte Check vor dem Los 

  • Strukturierte Bewertung aller offenen Punkte aus der Realize-Phase kurz vor dem geplanten Go-Live-Termin. 
  • Klare Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit der Lenkungsausschuss grünes Licht gibt. 
  • Bewusste Bereitschaft, den Termin zu verschieben, falls kritische Punkte offen sind – lieber eine Woche später als ein holpriger Start. 

Cutover: Das eigentliche Go-Live Wochenende 

  • Durchführung der finalen Datenmigration nach dem in der Generalprobe erprobten Ablauf. 
  • Abschalten der alten Prozesse – etwa der Excel-Listen aus der Discovery-Phase – zugunsten des neuen Systems. 
  • Laufende Statuskommunikation an alle Beteiligten, damit niemand am Montagmorgen im Ungewissen steht. 

Hypercare: Die ersten Tage im neuen System 

  • Erhöhte Erreichbarkeit des Projektteams in den ersten Wochen nach Go-Live für Rückfragen aus dem Tagesgeschäft. 
  • Enges Monitoring der ersten realen Kontrakte und Abrechnungsläufe im Produktivsystem. 
  • Sammlung kleinerer Nachschärfungsbedarfe, die dokumentiert und geordnet in die anschließende Run-Phase übergeben werden. 

Am Ende der Deploy-Phase steht… 

…ein funktionierendes System für das Tagesgeschäft: 

  • Geschulte Endanwenderinnen und Endanwender, die SAP CCM im Tagesgeschäft selbstständig nutzen. 
  • Ein erfolgreich durchgeführter Cutover nach erprobtem Plan. 
  • Eine dokumentierte Go/No-Go-Entscheidung, die den Weg für den Go-Live freigegeben hat.
  • Die ersten produktiv angelegten und abgerechneten Kontrakte im neuen System.
  • Eine strukturierte Liste an Optimierungen für die Run-Phase. 

Der rote Balken vom Cutover-Plan ist damit Geschichte – aus dem Projekt ist gelebter Alltag geworden. 

Nächste Station: Run-Phase 

Mit einem laufenden System und eingespielten Endanwendern geht es weiter in die Run-Phase. Dort dreht sich alles um ein funktionierendes Tagesgeschäft – von der Wartung über den kontinuierlichen Support bis zur Weiterentwicklung des Systems. Mehr dazu im nächsten und letzten Teil unserer Serie.

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Dies ist Teil 5 unserer Blogreihe „SAP CCM entlang des SAP Activate Prozesses“. Bleibt dran für den letzten Teil: Run.