SAP CCM im SAP Activate Prozess – Teil 2: Die Prepare-Phase

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Willkommen zum zweiten Teil unserer Blogreihe zu SAP Condition Contract Management (SAP CCM) entlang der SAP Activate Phasen. Im ersten Beitrag ging es um die Discovery-Phase – heute schauen wir, was passiert, sobald aus der Idee ein echtes Projekt wird.

Dienstagmorgen, zwei Wochen später

Die Bonusliste Version 14 (oder war es 17?) hat es tatsächlich in den letzten Discovery-Workshop geschafft – als abschreckendes Beispiel. Der Business Case steht, die Geschäftsführung hat grünes Licht gegeben, und im Postfach landet die erste Einladung zum Projekt-Kickoff. Jetzt wird es ernst.

Genau hier beginnt die Prepare-Phase des SAP Activate Prozess. Während in der Discovery-Phase die Frage „Wollen wir SAP CCM?“ beantwortet wurde, wird in der Prepare-Phase die nächste, mindestens genauso wichtige Frage geklärt: „Wie stellen wir sicher, dass das Projekt auch tatsächlich funktioniert?“

Prepare ist kein Warteraum – hier wird das Fundament gegossen

Ein weit verbreiteter Irrglaube: Prepare sei nur Organisatorisches, ein bisschen Papierkram, bevor es „richtig losgeht“. Wer das denkt, unterschätzt diese Phase gewaltig. Hier wird entschieden, ob das Projekt später reibungslos läuft oder ob man sich in Woche 6 fragt, wer eigentlich wofür zuständig ist und warum noch niemand auf das Testsystem zugreifen kann.

Folgende Bausteine gehören für uns bei der gicom fest zur Prepare-Phase.

 

Projektorganisation: Wer macht was?

  • Aufsetzen der Projektorganisation – Lenkungsausschuss, Projektleitung, Teilprojektleitungen für Einkauf, Vertrieb, Controlling und IT.
  • Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten (RACI) – wer entscheidet, wer arbeitet mit, wer wird informiert?
  • Verankerung eines Eskalationswegs, damit Konflikte nicht erst in Woche 12 auf dem Tisch landen.

 

Projektstandards: Die Spielregeln vor dem Spiel

  • Festlegen von Projektmethodik und Vorgehen – bei uns in der Regel eine Kombination aus SAP Activate und agilen Elementen für die spätere Explore- und Realize-Phase.
  • Definition von Dokumentationsstandards, Namenskonventionen und Ablagestrukturen, damit am Ende nicht doch wieder fünf Versionen derselben Datei kursieren.
  • Abstimmung der Kommunikationswege – Bspw.: Jour Fixe oder Statusberichte.

 

Systembereitstellung: Der technische Unterbau

  • Bereitstellung der Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und ggf. Sandbox-Systeme für SAP CCM.
  • Klärung von Berechtigungskonzepten – wer darf während des Projekts was im System sehen und tun?
  • Erste technische Grundeinrichtung, damit das Projektteam ab der Explore-Phase direkt loslegen kann, statt auf IT-Tickets zu warten.

 

Team-Enablement: Alle auf denselben Wissensstand bringen

  • Kick-off-Workshop für das Kernteam – SAP CCM Grundlagen, Zielbild aus der Discovery-Phase, Projektstruktur.
  • Erste Schulungseinheiten für Key User, damit fachliche Diskussionen in der Explore-Phase auf Augenhöhe stattfinden können.
  • Schaffen eines gemeinsamen Vokabulars – Kondition, Kontrakt, Abrechnungslauf: Begriffe, die für Einkauf und Vertrieb oft leicht unterschiedlich besetzt sind.

 

Planung: Der Fahrplan wird konkret

  • Verfeinerung der in der Discovery-Phase grob skizzierten Timeline zu einem belastbaren Projektplan.
  • Festlegen der Meilensteine für Explore, Realize, Deploy und Run.
  • Abgleich von Ressourcenverfügbarkeit – sind die richtigen Personen zu den richtigen Zeitpunkten wirklich verfügbar, oder kollidiert das Projekt mit dem Jahresabschluss im Controlling?

 

Am Ende der Prepare-Phase steht…

…ein Projekt, das startklar ist:

  • Eine stehende Projektorganisation mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Abgestimmte Projektstandards, an denen sich alle Beteiligten orientieren können.
  • Bereitgestellte Systeme, auf denen ab der Explore-Phase gearbeitet werden kann.
  • Ein informiertes und geschultes Projektteam, das weiß, welche Projektschritte folgen und was die gemeinsamen Ziele sind.
  • Ein belastbarer Projektplan mit Meilensteinen bis zum Go-Live.

Aus der vagen Zusage vom Ende der Discovery-Phase ist damit ein echtes, arbeitsfähiges Projekt geworden. Die Bonusliste Version 14 darf getrost in Rente gehen.

Nächste Station: Explore-Phase

Mit stehender Projektorganisation und bereitgestellten Systemen geht es weiter in die Explore-Phase. Dort treffen die Zielprozesse aus der Discovery-Phase zum ersten Mal auf den SAP-Standard – inklusive Fit-Gap-Analyse und den ersten Prototypen im System. Mehr dazu im nächsten Teil.

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*Dies ist Teil 2 unserer Blogreihe „SAP CCM entlang des SAP Activate Prozesses“. Bleibt dran für die weiteren Phasen: Explore, Realize, Deploy und Run.*