Konditionskontrakt im Alltag – Teil 1: Wer eigentlich mit dem Kontrakt arbeitet 

Mittwochnachmittag, kurz vor Projektende 

Der letzte Abstimmungstermin mit der IT ist durch. Das Customizing steht, die Schnittstellen laufen, das Testsystem ist grün. Jemand im Projektteam lehnt sich zurück, scrollt kurz durch die Teilnehmerliste der letzten Wochen – und stutzt. Einkauf: dabei. Controlling: dabei. IT: mehrfach dabei. Die Kolleginnen und Kollegen, die den Kontrakt nachher tatsächlich jeden Tag anlegen, pflegen und abrechnen sollen? Kein einziges Meeting. Das System ist bereit – die Menschen, die damit arbeiten sollen, noch nicht. 

Eine Situation, die uns bei der gicom immer wieder begegnet. Und ein guter Anlass, den Konditionskontrakt mal nicht aus Projekt- oder Systemsicht zu betrachten, sondern aus der Perspektive derjenigen, die ihn im Tagesgeschäft tatsächlich bedienen. 

Der Kontrakt ist kein Beleg – er ist ein Werkzeug 

Für Projektteams aus der IT ist der Konditionskontrakt oft ein Customizing-Objekt: Kopfdaten, Positionen, Abrechnungskalender, Staffeln. Er besteht aus einzelnen Feldern und Funktionen, prozessuales Verständnis ist hier Fehlanzeige. Für die Anwender*innen im Vertrieb oder Einkauf ist er etwas völlig anderes – nämlich das digitale Abbild einer Verhandlung, die er oder sie selbst geführt hat. Wer diesen Unterschied nicht mitdenkt, baut zwar ein technisch sauberes System, das im Alltag aber trotzdem holprig bleibt und an den Anforderungen der Anwender*innen vorbeigeht. 

Deshalb lohnt sich der Blick auf die typischen Anwendungsfälle, die Nutzerinnen und Nutzer im Alltag tatsächlich beschäftigen. 

Typische Anwendungsfälle im Alltag 

– Der Jahresgespräch-Kontrakt: Nach der jährlichen Konditionsverhandlung mit einem Lieferanten oder Kunden muss das Ergebnis zeitnah und korrekt im System landen – oft unter Zeitdruck und vor dem Jahreswechsel. 

– Der Nachtrag: Eine Konditionsvereinbarung ändert sich unterjährig, etwa durch eine Nachverhandlung. Nutzerinnen und Nutzer müssen wissen, wie sie einen bestehenden Kontrakt anpassen, ohne die bisherige Abrechnungshistorie zu verlieren. 

– Der Check der offenen Ansprüche: Monatlich, quartalsweise oder nur zum Jahresende? Durch die Vielfalt an möglichen Abrechnungsterminen je Konditionskontrakt können auch erfahrene Nutzer mal den Überblick verlieren und benötigt systemgestützte Hilfe um eine Aussage über noch offene Ansprüche und generell Abrechnungsläufe treffen zu können. 

– Die Rückfrage vom Verhandlungspartner: „Warum wurde uns dieser Betrag abgerechnet?“ Wer schnell im System nachvollziehen kann, wie sich ein Betrag zusammensetzt, beantwortet solche Fragen souverän im Voraus und erspart sich Spannungen im Partnerumfeld. 

Was das für die Praxis bedeutet 

Diese Anwendungsfälle zeigen: Ein Konditionskontrakt lebt vom Kontext, den nur die Fachanwenderinnen und -anwender kennen. Deshalb gilt für uns bei der gicom als Best Practice, User frühzeitig einzubinden – nicht erst in der Schulung kurz vor Go-Live, sondern schon während der Explore- und Realize-Phase, wenn Prozesse noch verändert werden können. Noch besser: Der Wunsch, ein zentrales Abrechnungsmanagement-Tool wie das SAP CCM einzuführen, kam ursprünglich aus dem Fachbereich. Wer erst am Ende fragt „Wie macht ihr das eigentlich heute?“, bekommt Antworten, die das Projekt schon lange nicht mehr gebrauchen kann und weitere Ressourcen, Kosten und Zeit frisst. 

Ausblick 

Im nächsten Teil dieser Mini-Reihe schauen wir uns an, wie ein guter Kontrakt-Alltag konkret aussieht – von der sauberen Kontraktanlage bis zu den kleinen Handgriffen, die im echten Betrieb den Unterschied machen. 

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Dies ist Teil 1 unserer Mini-Reihe „Konditionskontrakt im Alltag“.