Outsourcing in der Lagerlogistik mit SAP-EWM

Effizienzsteigerung und nahtlose Integration des 3PL

In der heutigen globalisierten Welt sind Unternehmen auf der Suche nach effizienten und kosteneffektiven Möglichkeiten, um ihre Logistikprozesse zu optimieren. Eine beliebte Lösung für viele Unternehmen ist das Outsourcing von Logistikdienstleistungen an externe Partner, auch Third-Party-Logistics (3PL) oder Kontraktlogistik genannt. Wichtig ist dabei, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft und die Kontrolle über die Prozesse nicht verloren geht. Mit dem Einsatz von SAP-EWM und dazugehörigen Schnittstellentechnologien kann diese Herausforderung gemeistert werden.  In diesem Artikel werden wir uns genauer mit diesem Thema auseinandersetzen und diskutieren.

Kontraktlogistik bezieht sich auf das Auslagern bestimmter Logistikfunktionen, wie z.B. Lagerung, Kommissionierung, Transport oder Distribution, an externe Dienstleister. Diese Dienstleister übernehmen dann die Verantwortung für die Durchführung dieser Funktionen und stellen sicher, dass die Prozesse reibungslos ablaufen.

Potentiale und Herausforderungen

Outsourcing dieser Art bietet Unternehmen verschiedene Potentiale. Hier sind fünf der wichtigsten Argumente für ein solches Outsourcing:

• Kosteneinsparungen: Mit Outsourcing optimieren Unternehmen ihre Betriebs- und Logistikkosten und reduzieren Investitionen in Infrastruktur, Personal, Technologie und Lagerhaltung.
• Fokus auf Kernkompetenzen: Unternehmen können sich durch Outsourcing stärker auf ihre Kernbereiche, wie Produktion, Produktentwicklung, Marketing oder Kundenservice konzentrieren.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Mit Unterstützung eines Logistikdienstleisters können Unternehmen ihre Logistikprozesse schnell an Marktveränderungen oder saisonale Schwankungen anpassen.
• Zugang zu Expertenwissen und Technologie: Unternehmen profitieren von dem umfangreichen Know-how eines Logistikdienstleisters und erhalten Zugang zu modernen Technologien und Best-Practice-Lösungen.
• Verbesserte Lieferkettenperformance: Ein erfahrener Logistikdienstleister kann die gesamte Lieferkettenperformance verbessern, Lieferzeiten verkürzen und die internationalen Lieferketten effektiver managen.

Allerdings können dabei auch einige Herausforderungen auftreten:

• IT-Integrationsschwierigkeiten: Die Zusammenarbeit erfordert eine IT-Systemintegration, deren Schwierigkeiten zu Verzögerungen und Fehlern führen können.
• Kommunikationsprobleme: Mangelnde Kommunikation kann Lieferverzögerungen, Fehlern und Missverständnissen verursachen.
• Kontrollverlust: Unternehmen geben die direkte Kontrolle über Lagerbestände und Prozesse ab.
• Qualitätsprobleme: Es kann vorkommen, dass der Logistikdienstleister die Qualität der Lagerung und der logistischen Prozesse nicht ununterbrochen sicherstellen kann.
• Abhängigkeit vom Dienstleister: Eine Abhängigkeit kann das Unternehmen anfällig für Lieferunterbrechungen und Leistungseinbußen machen

Um diese Probleme zu minimieren, sollten Unternehmen:

• die Auswahl des Logistikdienstleisters sorgfältig prüfen
• klare Kommunikationskanäle und -prozesse etablieren
• Verträge und Vereinbarungen sorgfältig aushandeln
• Regelmäßig die Leistung des Logistikdienstleisters überwachen und bewerten

Auch die Kooperation mit mehreren Logistikdienstleistern, z.B. unterteilt nach Land oder Geschäftsbereich, ist gängige Praxis. Dies erhöht den Koordinations- und Kommunikationsaufwand, reduziert aber die Abhängigkeit von einem einzelnen Dienstleister.

SAP EWM Templates vs Anbindung Dezentrales WMS

Folgendes Szenario: Ein Produktionsunternehmen will mit einem 3PL-Logistikdienstleister für das Outsourcing seiner Lagerlogistik zusammenarbeiten. Nun fragt sich das Unternehmen, ob es das dezentrale Warehouse Management System des Logistikdienstleisters an das eigene SAP S/4HANA-ERP-System anbinden soll oder mit dem Dienstleister ein eigenes SAP EWM System für das gemeinsame Lager aufbaut. Das EWM wäre als Template-System für zukünftige, gemeinsame Läger gedacht. Das gemeinsame Lager wäre das Pilot-Lager für die EWM-Lösung.

Ein SAP-Template-Ansatz ist eine Methode, bei der ein Unternehmen eine standardisierte Vorlage, ein sogenanntes Template, für die Implementierung von SAP-Software erarbeitet und verwendet, um die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu optimieren und zu vereinheitlichen.

Technisch gesehen besteht ein SAP-Template aus einer Gruppe von Konfigurationen, die den Standardprozessen in der SAP-Software entsprechen. Diese Konfigurationen werden an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Die Vorlage enthält eine Menge an vordefinierten Daten und Konfigurationen, wie beispielsweise Organisationsstrukturen, Stammdaten, Prozessabläufe und Berichte, die den Implementierungsprozess in einem Lager beschleunigen und erleichtern.

Hier sind einige wichtige Eckpunkte, die für die Wahl der passenden Alternative zu berücksichtigen sind:

Anschluss an das dezentrale Lagerverwaltungssystem des Logistikdienstleisters:

• Integrationskomplexität: Diese Option kann komplexe Integrationsarbeiten beinhalten, insbesondere wenn das System des 3PL nicht bereits mit SAP S/4HANA kompatibel ist. Es kann eine kundenspezifische Entwicklung und laufende Wartung erforderlich sein, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
• Kontrolle und Sichtbarkeit: Das Unternehmen könnte die Übersicht über die Lageroperationen verlieren, da das System vom 3PL verwaltet wird. Dies kann jedoch durch die Einrichtung robuster Berichts- und Kommunikationsprotokolle gemindert werden.
• Kosten: Diese Option könnte kurzfristig kostengünstiger sein, da sie die Kosten für die Einrichtung eines neuen Systems vermeidet. Allerdings sollten auch die laufenden Kosten für die Integration und mögliche Ineffizienzen einer ggf. historisch gewachsenen Lösung berücksichtigt werden.
• Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen plant, mit mehreren 3PLs zusammenzuarbeiten, die jeweils ihre eigenen Systeme haben, könnte dies zu einem komplexen Netz von Integrationen führen, das schwer zu verwalten und zu skalieren ist.

Einrichtung eines neuen SAP EWM-Systems für das gemeinsame Lager:

• Standardisierung und Kontrolle: Mit SAP EWM kann das Unternehmen Prozesse in allen Lagern standardisieren, unabhängig davon, ob sie vom Unternehmen selbst oder gemeinsam mit einem 3PL betrieben werden. Dies kann zu einer größeren Effizienz und Kontrolle über die Lageroperationen führen.
• Monitoring: SAP EWM bietet Echtzeit-Monitoring auf Bestand und Lageroperationen, was eine bessere Entscheidungsgrundlage bedeutet
• Kosten: Die anfänglichen Einrichtungskosten von SAP EWM können hoch sein, aber langfristig sind Kosteneinsparungen durch verbesserte Effizienz und reduzierten Bedarf an kundenspezifischen Integrationen und Systementwicklungen möglich.
• Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen plant, zu expandieren und in der Zukunft mehr gemeinsame Lager einzurichten, kann ein Template-System auf Basis von SAP EWM den Prozess beschleunigen und effizienter machen.

In der Lagerlogistik ist festzustellen, dass jedes Lager seine eigenen Gegebenheiten und Herausforderungen mit sich bringt. Ein Deployment eines Embedded Advanced EWM in einem Zentrallager und eine (spätere) Anbindung dezentraler Außenläger eines Logistikdienstleisters mit eigenem, dezentralen WMS ist ebenso umsetzbar.

SAP-Schnittstellentechnologien für dezentrale Lager

Im Folgenden geben wir einen Überblick über die Schnittstellentechnologien, die bei der Integration von SAP S/4HANA mit dezentralen Lägern und Logistikdienstleistern zum Einsatz kommen können.

• IDoc (Intermediate Document): IDocs sind standardisierte Datencontainer, die als Schnittstellen für den Austausch von Daten zwischen SAP-Systemen und externen Systemen verwendet werden. Sie ermöglichen die Übertragung von Lagerbewegungsdaten, Bestandsinformationen, Lieferdetails und anderen relevanten Daten zwischen S/4HANA und den angebundenen Systemen.
• SAP ALE (Application Link Enabling) ist eine Technologie, die die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen verschiedenen SAP-Systemen ermöglicht. Sie wird verwendet, um verteilte Geschäftsprozesse über mehrere SAP-Systeme hinweg zu integrieren und zu synchronisieren.
• BAPIs sind standardisierte Programmierschnittstellen, die eine nahtlose Integration zwischen S/4HANA und externen Systemen ermöglichen. Sie ermöglichen den externen Zugriff auf EWM-Funktionalitäten wie Lagerverwaltung, Materialflusssteuerung und Lagerabwicklung in Echtzeit.
• Web Services: Web Services sind eine weitere Möglichkeit, um eine Verbindung zwischen SAP und externen Systemen herzustellen. Sie verwenden offene Standards wie SOAP (Simple Object Access Protocol) oder REST (Representational State Transfer) für den Datenaustausch und ermöglichen damit eine plattformunabhängige Integration.
• SAP Cloud Platform Integration (SCPI): SCPI ist eine SAP-eigene Middleware-Lösung, die die Integration von verschiedenen Cloud- und On-Premise-Anwendungen ermöglicht. Es dient als Brücke zwischen SAP- und Nicht-SAP-Systemen und bietet eine Reihe von vorgefertigten Konnektoren und Integrationsszenarien. Es unterstützt sowohl Point-to-Point- als auch komplexe Integrationsabläufe und bietet Funktionen für das Monitoring und die Fehlerbehandlung

Die Wahl der geeigneten Schnittstellentechnologie hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie den Anforderungen des Geschäfts, der Komplexität der Integration und den vorhandenen Systemen bei den dezentralen Lägern und Logistikdienstleistern. Eine sorgfältige Analyse und Planung sind entscheidend, um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten und das volle Potenzial von SAP EWM auszuschöpfen.

IDoc-Nachrichtentypen

Die in der Praxis am weitesten verbreitete Technologie ist das IDoc.

Für den Austausch von Lieferbelegen mit Informationen wie Material, Mengen oder Lagerorten zwischen SAP S/4HANA und externen Lagerverwaltungssystemen via IDocs stellt die SAP die folgenden Nachrichtentypen zu Verfügung.

Diese Nachrichtentypen decken im Standard bereit einen Großteil der gängigen Anforderungen ab. Sollten dennoch kundenspezifische Zusatzinformationen wie etwa ein Z-Feld in der ERP-Lieferung mit übertragen werden, kann dies über Z-Segmente in diesen Nachrichtentypen abgebildet werden. Ein kompletter Z-Nachrichtentyp ist nur selten nötig. Diese zugängliche Flexibilität macht IDocs zu einem wirkungsvollen Werkzeug in der Systemintegration.

Nachrichtentyp: MBGMCR

• Übertragung von Materialbelegen wie Wareneingänge, Warenausgänge oder Umbuchungen
• Aktualisierung von Bestandsdaten in SAP MM/IM (Material Mngt. / Inventory Mngt.)
• Inhalt (Auszug): Materialnummer, Menge und Lagerort

Nachrichtentyp: BATMAS

• Übertragung von Chargenstammdaten und Chargenbewegungsdaten
• Verwaltung von Chargen für die Qualitätskontrolle und Rückverfolgbarkeit von Produkten
• Inhalt (Auszug): Chargennummer, Materialnummer, Beschreibung, Einheit, Steuerschlüssel und andere wichtige Merkmale des Materials

Nachrichtentyp: SHP_IBDLV_CONFIRM_DECENTRAL

• Übertragung von eingehenden Lieferbestätigungen von dezentralen LVS an das zentrale ERP-System
• Aktualisierung des Bestellstatus im zentralen ERP-System
• Inhalt (Auszug): Bestellnummer, Liefermenge und Lieferdatum

Nachrichtentyp: SHP_IBDLV_SAVE_REPLICA

• Übertragung von eingehenden Lieferbelegen vom zentralen ERP-System im dezentralen LVS
• Synchronisierung und effektive Verwaltung von Beständen im dezentralen LVS
• Inhalt (Auszug): Lieferbelegnummer, Kundennummer, Artikelnummer, Menge und Lagerort

Nachrichtentyp: SHP_OBDLV_SAVE_REPLICA

• Übertragung von ausgehenden Lieferbelegen vom zentralen ERP-System im dezentralen LVS
• Synchronisierung und effektive Verwaltung von Beständen im dezentralen LVS
• Inhalt (Auszug): Lieferbelegnummer, Kundennummer, Artikelnummer, Menge und Lagerort

Nachrichtentyp: SHP_OBDLV_CONFIRM_DECENTRAL

• Übertragung von ausgehenden Lieferbestätigungen von dezentralen LVS an das zentrale ERP-System
• Aktualisierung des Lieferstatus im zentralen ERP-System
• Inhalt (Auszug): Lieferbelegnummer, Liefermenge und Lieferdatum

Praxisbeispiel

Das folgende Beispiel stammen aus einem gicom-Projekt für ein mittelständisches Produktionsunternehmen.

Disclaimer: Namen und Produktbezeichnungen wurden verändert. Prozess und technische Details sind authentisch.

Verkauf unter Verwendung einer Chargenreservierung

Die KÖBES Corporation, ein wichtiger Kunde der OVERATH International GmbH, ist in der Energiebranche tätig und benötigt die neuesten Miniaturreaktoren für ein innovatives Energieprojekt. Dieses Projekt hat sehr spezifische Anforderungen an die Reaktoren, wie Sicherheitsfunktionen und Softwareeinstellungen, die während der Herstellung eingestellt werden. Daher ist es wichtig, dass die richtige Charge dieser spezifisch hergestellten Reaktoren ausschließlich für KÖBES reserviert ist.

Um dies zu gewährleisten, legt ein Mitarbeiter von OVERATH International einen Kundenauftrag im SAP-System an. In diesem Auftrag wird die spezifische Charge der Miniaturreaktoren, die für KÖBES hergestellt wurden, vermerkt. Zusätzlich wird in diesem Kundenauftrag ein spezieller Positionstyp angegeben. Dieser Positionstyp ist eine interne Kennzeichnung in SAP, die sicherstellt, dass die Reaktoren in dieser Charge automatisch dem „Kundeneinzelbestand“ von KÖBES zugeordnet werden.

Hierzu werden die Sonderbestandskennzeichen „B – Kundenbestand“ und „E – Auftragsbestand“ im Customizing hinterlegt.

Nun muss OVERATH International sicherstellen, dass die Miniaturreaktoren auch im richtigen Lager verfügbar sind. Da OVERATH International eine dezentrale Lagerstruktur mit einem Logistikdienstleister hat, benötigt das Unternehmen eine Möglichkeit, diese Information zu kommunizieren.

Hier kommen IDocs ins Spiel. So erzeugt das SAP-System von OVERATH International ein IDoc mit dem Typ SHP_OBDLV_SAVE_REPLICA. Dieses IDoc enthält alle nötigen Informationen über die Charge und wird an das entsprechende dezentrale Lager gesendet. Dies geschieht mithilfe der Middleware SAP Cloud Platform Integration (SCPI).

Das LVS des Dienstleiters bestätigt dann die Verfügbarkeit der Charge, indem es ein Bestätigungs-IDoc vom Typ SHP_OBDLV_CONFIRM_DECENTRAL zurück an das zentrale ERP-System sendet. Wenn die Charge im dezentralen Lager nicht verfügbar ist oder bereits für einen anderen Kunden reserviert wurde, kann das Lager dies mitteilen, indem es kein Bestätigungs-IDoc sendet. In diesem Fall wird auch der Kundenauftrag für KÖBES im SAP-System nicht bestätigt.

Um sicherzustellen, dass dieser Prozess korrekt funktioniert, kann OVERATH International den Prozess testen, indem es ein Test-IDoc (mit dem IDoc-Testwerkzeug WE19) an das dezentrale Lager sendet. Über den ALE-Nachrichten-Statusmonitor (Transaktion BD87) kann OVERATH International dann den Status der Übertragung und den Austausch der IDocs überwachen.

Dieser ganze Prozess der Chargenreservierung ist also entscheidend, um sicherzustellen, dass KÖBES die spezifisch hergestellten Miniaturreaktoren erhält, die sie für ihr innovatives Energieprojekt benötigen, und dass diese spezifischen Reaktoren nicht versehentlich an andere Kunden ausgeliefert werden. Es stellt außerdem sicher, dass OVERATH International die Bestands- und Lieferkette effektiv überwachen und verwalten kann, um den bestmöglichen Kundenservice zu gewährleisten.

Gleichzeitig erlaubt der ALE-Nachrichten-Statusmonitor (Transaktion BD87) den Mitarbeitern von OVERATH International, den Status der IDoc-Übertragungen in Echtzeit zu überwachen. Sie können sofort feststellen, ob es Probleme mit der Kommunikation zwischen dem zentralen ERP-System und dem dezentralen Lager gibt, oder ob die Charge erfolgreich für KÖBES reserviert wurde.

Anschließend kann die Auslieferung auf Basis des Kundenauftrags erzeugt und vom Logistikdienstleister ausgeliefert werden. Genauso wie in der Reservierung erhält dieser die nötigen Informationen durch das IDoc vom Typ SHIP_OBDLV_SAVE_REPLICA und meldet die Durchführung via SHIP_OBDLV_CONFIRM_DECENTRAL zurück.

So kann die OVERATH International GmbH durch das sorgfältige Management ihrer Chargenreservierungen im SAP-System eine hohe Kundenzufriedenheit und effiziente Prozesse sicherstellen. Es stellt sicher, dass ihre Kunden genau das bekommen, was sie bestellt haben, und dass ihre internen Prozesse in Bezug auf Lagerverwaltung und Auftragserfüllung reibungslos ablaufen.

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Kontakt : Leo Scherhag
Email: leo.scherhag@gicom-group.com

Beitragsbild:  B4LLS von Getty Images